Bài giảng excel trong kế toán - Chương 1 Tổ chức dữ liệu

Dữ liệu trong ô dù là nhập thô hay công thức đều thuộc vào một trong các kiểu sau: Canh trái ô bao gồm tất cả ký tự: ký tự chữ, số, khác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng excel trong kế toán - Chương 1 Tổ chức dữ liệuTổ chức dữ liệu Chương 1I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 1. KIỂU DỮ LIỆUDữ liệu trong ô dù là nhập thô hay công thứcđều thuộc vào một trong các kiểu sau:Kiểu chuỗi (ký tự, văn bản): Canh trái ôBao gồm tất cả ký tự: ký tự chữ, số, khácKiểu số: Canh phải ôBao gồm các ký tự số, có thể thêm các dấu + -Kiểu ngày tháng năm: Canh phải ôCũng là dữ liệu số thể hiện dưới dạng ngày thángnămKiểu luận lý: Canh giữa ôChỉ có 2 giá trị TRUE hoặc FALSEI: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 1. KIỂU DỮ LIỆULưu ý: Kiểu dữ liệu trong ô không thay đổi mộtkhi đã nhập liệu xong cho dù thay đổi định dạngNhập chuỗi chỉ gồm ký tự số: Nhập Kiểu 131 Số ‘131 ChuỗiDạng thức ngày tháng năm:  mm/dd/yy  dd/mm/yyI: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈCác dạng địa chỉ:  Địa chỉ ô: C5  Địa chỉ khối: B2:E7  Địa chỉ khối cột: B:E  Địa chỉ khối dòng: 2:7  Địa chỉ khối toàn bộ Sheet: 1:65536I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈTham chiếu địa chỉ:  Tham chiếu trong cùng Sheet: Vd: Công thức lập ở Sheet1 =A5+1 (A5 của Sheet1) =Sheet1!A5+1 (A5 của Sheet1)  Tham chiếu ở Sheet khác: Vd: Công thức lập ở Sheet1 =Sheet2!A5+1 (A5 của Sheet2)I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈKiểu địa chỉ:  Địa chỉ tương đối: A5 Thay đổi khi sao chép công thức  Địa chỉ tuyệt đối: $A$5 Cố định khi sao chép công thức  Địa chỉ hỗn hợp: A$5 hoặc $A5 Kết hợp của 2 kiểu trên Sử dụng phím F4 để đổi kiểu địa chỉI: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 2. ĐỊA CHỈĐặt tên cho địa chỉ:  Đặt tên mới: Sử dụng hộp Name Box  Chỉnh sửa hoặc xóa tên: Sử dụng lệnh Insert|Name|DefineI: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀMVlookup(Giá trị dò, Bảng dữ liệu, Cột khaithác, Mã dò tìm) Dò tìm theo chiều dọc Mã dò tìm: 0: Dò tìm chính xác 1 hoặc bỏ qua: Dò tìm gần đúngMatch(Giá trị dò, Khối chỉ mục, Mã dò tìm) Dò tìm và trả về con số cho biết vị trí của giá trị tìm thấy trong khốiI: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀMIndex(Bảng dữ liệu, Dòng, Cột) Trả về giá trị của ô trong bảng khi biết dòng, cột của ôSumif(Khối chỉ mục, Điều kiện, Khối tính tổng) Tính tổng có điều kiệnCountif(Khối chỉ mục, Điều kiện) Đếm ô thỏa mãn điều kiệnI: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀMLưu ý:Có thể sử dụng các ký tự “*” hoặc “?” trong cáchàm Vlookup, Match, Sumif, Countif để thựchiện so sánh với các chuỗi có độ dài khác nhau.Isna(Giá trị) Trả về TRUE khi gặp giá trị #N/AI: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL 3. HÀMRow(Địa chỉ ô) Trả về thứ tự dòng của ôColumn(Địa chỉ ô) Trả về thứ tự cột của ôAddress(Dòng, Cột) Trả về chuỗi chứa địa chỉ ôIndirect(Chuỗi địa chỉ) Biến đổi chuỗi địa chỉ trở thành địa chỉ thật sự (Tham chiếu gián tiếp)II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 1. TỔ CHỨC TẬP TINSử dụng mỗi tập tin cho 1 kỳ kế toán Kỳ kế toán: Năm, Quý, Tháng 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH (Sheet)Sử dụng mỗi Sheet cho 1 bảng biểu Bảng biểu: Danh sách, bảng kê, sổ sách, báo cáoII: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNHCác Sheet dữ liệuSheet KT: Các thông số của hệ thống Ô NGAYD, NGAYC: Xác định khoảng thời gian khai thác sổ sách, báo cáo (kỳ báo cáo) Khối NK_N, NK_C: Khai báo các tài khoản sử dụng cho Nhật ký đặc biệt Nhật ký thu tiền: 111, 112 Nhật ký bán hàng: 131 Nhật ký chi tiền: 111, 112 Nhật ký mua hàng: 331II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNHSheet HTTK1: Hệ thống tài khoản cấp 1 TK1 TENTK1 ChuỗiSheet HTTK2: Hệ thống tài khoản cấp 2 TK2 TENTK2 Chuỗi Lưu ý: Mỗi tài khoản cấp 1 có ít nhất một tài khoản cấp 2II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNHSheet SDD: Hệ thống tài khoản cấp 3 và số dưđầu kỳ kế toán (Quý) TK3 TENTK3 SDDK TONDK Chuỗi Giá trị Lượng Lưu ý:  Mỗi tài khoản cấp 2 có ít nhất một tài khoản cấp 3  Số dư: Số dương  dư Nợ Số âm  dư CóII: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNHSheet CT: Nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kếtoán (Quý) NGAY SOCT DIENGIAI TKN TKC Cấp 3, Chuỗi LUONG ST GHICHU NK Lưu ý:  GHICHU: Phân biệt các trường hợp đặc biệt  NK: Lập công thức xác định mỗi bút toán sẽ được ghi vào Nhật ký nào sau nàyII: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH NKC: Nhật ký chung N111, N112: Nhật ký thu tiền N131: Nhật ký bán hàng (bán chịu) C111, C112: Nhật ký chi tiền C331: Nhật ký mua hàng (mua chịu)II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL 3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾPĐặc điểm, xử lý dữ liệu kế toán trên Excel: Đặc điểm:  Khối lượng dữ liệu kế toán lớn  Dữ liệu kế toán biến động thường xuyên Xử lý:  Đơn giản: Công ...