Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin: Chương 2 - ThS. Nguyễn Khắc Quốc

Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin: Chương 2 Giai đoạn xác định nhằm mục tiêu giúp sinh viên có được một sự hiểu biết đầy đủ về các vấn đề, hiểu rõ các yêu cầu của người dùng, ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện, các hoạt động chính, hiểu thấu đáo về các vấn đề của người dùng, quyết định có thực hiện DA hay không, phải biết chắc rằng dự án là khả thi và có nhiều cơ hội để thành công, cần phân tích đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, chi tiết hoá tất cả các kết quả cần đạt được, khi nào và với giá thành bao nhiêu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin: Chương 2 - ThS. Nguyễn Khắc Quốc GIAI ĐOẠN XÁC ĐỊNH ThS. Nguyễn Khắc Quốc IT Department – Tra Vinh Univ ersity 1 Mục đích - Có được một sự hiểu biết đầy đủ về các vấn đề, - Hiểu rõ các yêu cầu của người dùng, - Ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện. Các hoạt động chính - Hiểu thấu đáo về các vấn đề của người dùng - Quyết định có thực hiện DA hay không - Phải biết chắc rằng dự án là khả thi và có nhiều cơ hội để thành công. - Cần phân tích đánh giá các rủi ro có thể xảy ra. - Chi tiết hoá tất cả các kết quả cần đạt được, khi nào và với giá thành bao nhiêu. 2 Các tài liệu cần phải viết + Đề cương dự án + Nghiên cứu khả thi + Tài liệu yêu cầu + Danh sách rủi ro + Kế hoạch ban đầu + Đề xuất giải pháp cho người dùng Các tài liệu này rất cần thiết để chủ dự án chấp thuận hoặc chủ đầu tư quyết định trúng thầu. 3 2.1 Đề cương dự án - Là tài liệu khởi đầu của dự án - Dùng để trình lên cấp trên xin đầu tư kinh phí. - Nếu xét thấy đó là ý tưởng tốt, cấp có thẩm quyền có thể lựa chọn đầu tư, trước hết hỗ trợ để nghiên cứu thêm. 4 2.1 Đề cương dự án (tt) Nội dung đề cương: Tên dự án: Cơ quan chủ trì dự án: 3. Nội dung của dự án 1. Cơ sở và luận cứ dự án 3.1. Mô tả các nội dung chính 1.1. Nhiệm vụ, chức năng của cơ 3.2. Các hoạt động, các bước quan triển khai và tiến độ 1.2. Nhiệm vụ được giao 4. Kết quả cần đạt được 1.3. Năng lực hiện có 5. Dự toán Hạ tầng cơ sở 5.1. Theo từng hoạt động Cán bộ 5.2. Theo các khoản 1.4. Các cơ quan tham gia phối hợp Chuyên gia 1.5. Các luận cứ, lý do dẫn đến xây Đào tạo dựng dự án Thiết bị 2. Các mục tiêu của dự án Các khoản khác 2.1. Mục tiêu dài hạn 2.2. Mục tiêu ngắn hạn Tham khảo 5 2.2 Tài liệu nghiên cứu khả thi - Để xác định xem dự án có nên làm hay không. - Trước tiên, cần trả lời rõ câu hỏi: 'Dự án có thể 'với chi phí đáp ứng được về là bao nhiêu Nếu có mặt kỹ thuật và lợi ích hay không ?” như thế nào?' 6 2.2 Tài liệu nghiên cứu khả thi (tt) Nội dung - Giới thiệu về nền tảng cơ sở, về tổ chức - Đặt vấn đề - Mô tả các giải pháp kỹ thuật có thể sử dụng để giải quyết vấn đề. - Đánh giá về tài chính cho mỗi giải pháp đó - Phân tích đề xuất lựa chọn giải pháp tối ưu nhất 7 2.2 Tài liệu nghiên cứu khả thi (tt) - Chứng tỏ rằng tại thời điểm hiện tại đơn vị có thể triển khai thực hiện dự án khả thi này. - Tiếp tục triển khai dự án như thế nào. Tại thời điểm này, đánh giá ước lượng mới chỉ ở mức D (sai số ±100%) Các kết quả ước lượng chỉ nhằm phục vụ cho việc xác định xem dự án có nằm trong phạm vi tài chính cho phép hay không. 8 2.3 Tài liệu yêu cầu - Giúp nhóm DA nắm bắt được đầy đủ các khía cạnh của vấn đề cần phải giải quyết; - Đề xuất xem cần phải tự động hoá ở những công việc nào và tính được giá thành/hiệu quả của giải pháp. - Được diễn tả một cách rõ ràng thông qua ngôn ngữ dễ hiểu với các thuật ngữ nghiệp vụ quen thuộc, - Đôi khi được sử dụng như tài liệu gọi thầu nếu cần gọi thầu từ bên ngoài. 9 2.3 Tài liệu yêu cầu (tt) Nội dung tài liệu - Giới thiệu chung: + Chức năng nhiệm vụ, + Cơ cấu tổ chức, + Lịch sử của vấn đề, + Môi trường làm việc hiện tại... - Mục tiêu của dự án: + Cần phải làm gì và tại sao phải làm như thế; + Các ràng buộc về kinh phí và thời gian. - Mô tả các chức năng chính: + Xác định xem hệ thống sẽ làm việc như thế nào. 10 2.3 Tài liệu yêu cầu (tt) - Các đầu ra: + Xác định các thông tin mà hệ thống tạo ra, + Tần suất của chúng + Các phần cứng, phần mềm, tài liệu cần có như sản phẩm của dự án. - Sơ bộ về các thông tin đầu vào cần thiết: (Đôi khi phải sau khi phân tích mới xác định rõ được) 11 2.3 Tài liệu yêu cầu (tt) - Một số yêu cầu khác: + Tần suất giao dịch, xử lý; khối lượng thông tin cần lưu trữ, sự tăng trưởng; + Ai sẽ sử dụng, sử dụng ở đâu + Tính tương thích với các hệ thống đã có, độ tin cậy, bảo trì... - Ảnh hưởng đối với đơn vị: + Các thay đổi trong quy trình nghiệp vụ sẽ có tác động như thế nào đối với người dùng, ở bộ phận nào... - Đối với tài liệu dùng để gọi thầu: + Yêu cầu thêm thông tin liên quan tới kinh nghiệm, năng lực... + Các điều khoản quy định về bản quyền, trách nhiệm, bảo hành... 12 2.3 Tài liệu yêu cầu (tt) Chú ý: - Các chuyên gia phân tích nên hỗ trợ người dùng viết lên được rõ yêu cầu của họ. - Phải tìm đến những người dùng tiêu biểu đầu cuối - Những người có quyền cho ý kiến quyết định về hệ thống - Đối với những yêu cầu không rõ ràng  xây dựng các bản mẫu  làm mịn. - Sử dụng hai bước ước lượng nếu dự án quá phức tạp. - Tại thời điềm này, có thể ước lượng loại C (± 50%) - Phải được người dùng nhất trí thông qua. - Đây là một trong những điểm mốc rất quan trọng. ...