Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán: Chương 3 - Trường Đại học Nha Trang (bản cập nhật)

Chương 3: Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp nằm trong bài giảng tổ chức hạch toán kế toán cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản lẫn nâng cao về môn học này thông qua việc tìm hiểu các nội dung sau: Ý nghĩa và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nguyên tắc tổ chức sổ kế toán, sổ kế toán và các kỹ thuật ghi sổ; các hình thức kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán: Chương 3 - Trường Đại học Nha Trang (bản cập nhật) 78 Chương 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP I.Ý nghĩa và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán 1. Khái niệm và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán Để tiếp cận đưọc các phương pháp của hạch toán kế toán, người ta phải thông qua các hình thức biểu hiện của nó. Lý thuyết hạch toán kế toán đã chỉ rõ mỗi phương pháp của hạch toán kế toán có hình thức biểu hiện riêng. Cụ thể: - Phương pháp chứng từ được biểu hiện thông qua các bản chứng từ và chương trình luân chuyển của chứng từ. - Phương pháp đối ứng tài khoản biểu hiện qua các mối quan hệ đối ứng kế toán cách thức ghi kép vào tài khoản. - Phương pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá tài sản, hàng hoá gắn liền với nội dung các mục, khoản mục chi phí. - Phương pháp tổng hợp cân đối biểu hiện qua hệ thống báo biểu kế toán và chế độ báo cáo kế toán. Chu trình kế toán bao gồm các công việc từ lập chứng từ hoặc tiếp nhận từ bên ngoài, luân chuyển chứng từ đến việc ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản kế toán và cuối cùng là lập báo cáo kế toán và phân tích kinh tế. Công việc lập chứng từ có ý nghĩa quan trọng và quyết định đến chất lượng của công tác kế toán. Tuy nhiên thông tin phản ánh trên chứng từ những thông tin rời rạc về từng hoạt động riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế, các chứng từ ban đầu cần được xắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ. Công việc này được thực hiện bằng phương pháp đối ứng tài khoản mà việc biểu hiện tài khoản trên thực tế chính là bằng các sổ tài khoản. Như vậy sổ tài khoản chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Do đặc điểm của các đối tượng kế toán là mang tính hai mặt; tính vận động và tính đa dạng phong phú, nên cần thiết phải có một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tài khoản khác nhau để phản ánh. Các sổ tài khoản này không giống nhau về nội dung phản ánh, về hình thức, về kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy nhiên, giữa các loại sổ này có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra kết quả ghi chép cũng như thông tin. Mặc dù có nhiều loại sổ kế toán như vậy nhưng trong các doanh nghiệp việc ghi chép cũng cần tuân thủ theo một số nguyên tắc nhất định. Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi chép nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán (còn gọi là hình thức hạch toán kế toán). Trong thực tế có nhiều hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau, do vậy sẽ có nhiều hình thức tổ chức sổ kế toán tương ứng. Để phân biệt được các hình thức tổ chức sổ kế toán, người ta cần dựa vào các đặc trưng như hình thức bên ngoài, kết cấu bên trong của các mẫu sổ, vào mối quan hệ giữa cách thức ghi sổ (ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội dung kinh tế, ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết) cũng như mối quan hệ giữa chứng từ với sổ kế toán (ghi trực tiếp hay ghi qua trung gian), giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán. Do vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng đơn vị phải được căn cứ vào qui mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu và trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán, vào khả năng trang bị phương tiện tính tóan của đơn vị. 2. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán 79 Để kết hợp được các loại sổ kế toán có kết cấu và nội dung khác nhau theo một trình tự ghi chép nhất định trong cùng một qúa trình hạch toán, đòi hỏi phải thực hiện được các nhiệm vụ sau: - Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh (đơn giản hay phức tạp), quy mô đơn vị (lớn hay nhỏ), khối lượng nghiệp vụ nhiều hay ít......Đồng thời căn cứ vào trình độ quản lý, trình độ kế toán (cao hay thấp, đồng đều hay không đồng đều), cũng như căn cứ vào diều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. - Nắm vững các nguyên tắc cơ bản qui định cho từng hình thức sổ kế toán như số lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính tóan các chỉ tiêu... - Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn (nếu có), cách thức thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau. - Trong hình thức tổ chức sổ kế toán đã xác định, cần nắm vững được nội dung công việc ghi chép, phản ánh hàng ngày hoặc định kỳ, công việc phải làm cuối tháng, cuối quý, cuối năm sao cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin được nhanh, nhạy, kịp thời, chính xác và tiết kiệm. II. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán - Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. Tài khoản kế toán là phương thức phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ kế toán. Dựa trên cơ sở nội dung, nguyên tắc của hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hoặc chuyên ngành để xây dựng, thiết kế hệ thống sổ sách kế toán thích hợp với hệ thống tài khoản kế toán bởi vì hệ thống sổ sách kế toán chính là phương tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản ánh được nội dung kế toán của các nghiệp vụ phát sinh đã được phân loại, tập hợp. - Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ (sổ nhật ký, sổ phụ, sổ tổng hợp, sổ chi tiết...) phải phù hợp với năng lực và trình độ tổ chức quản lý nói chung và kế toán nói riêng. Có như vậy mới thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho ...