Dài giờ... dài việc!

Năm 1958, Cyril Northcote Parkinson, nhà sử học và nghiên cứ người Anh, xuất bản một quyển sách trình bày kết quả nghiên cứu về việc bổ nhiệm nhân viên vào mọi cấp trong guồng máy hành chính nước Anh trong khoảng thời gian 19301950. Và ông ta đã đi đến một kết luận gọi là "luật Parkinson". Hiểu một cách nôm na là "hễ cho người ta càng nhiều thì giờ bao nhiêu thì họ sẽ kéo dài công việc ra bấy nhiêu". Cái gọi là "quy luật" này dường như chưa hề thấy được kiểm chứng nhưng có...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Dài giờ... dài việc! Dài giờ... dài việc!Năm 1958, Cyril Northcote Parkinson, nhà sử học và nghiên cứ người Anh, xuấtbản một quyển sách trình bày kết quả nghiên cứu về việc bổ nhiệm nhân viên vàomọi cấp trong guồng máy hành chính nước Anh trong khoảng thời gian 1930-1950. Và ông ta đã đi đến một kết luận gọi là luật Parkinson. Hiểu một cách nômna là hễ cho người ta càng nhiều thì giờ bao nhiêu thì họ sẽ kéo dài công việc rabấy nhiêu. Cái gọi là quy luật này dường như chưa hề thấy được kiểm chứngnhưng có lẽ chúng ta cũng có thể rút ra được vài điều hữu ích khi áp dụng vào việcquản lý.Trước tiên là về vấn đề quản lý tổng số nhân viên trong một công ty. Không riênggì ở Việt Nam mà tại các nước khác, nếu không kiềm chế thì dường như số nhânviên trong một công ty cứ theo thời gian mà vùn vụt tăng lên. Khi doanh số giatăng thì dĩ nhiên là vì thêm việc nên cần thêm người. Tuy nhiên, có rất nhiềutrường hợp, tuy hoạt động trong những ngành mà doanh số hàng năm lên xuốngthất thường theo chu kỳ kinh tế, nhưng số nhân viên công ty vẫn cứ một chiều liêntục gia tăng.Tâm lý chung của các nhà lãnh đạo là không ai muốn tình nguyện giảm nhânviên và cắt xén bộ phận thuộc quyền mình cả. Thế là... công việc lại tạo thêm côngviệc, và đội ngũ nhân viên của toàn công ty cứ thế gia tăng. Trách nhiệm kiểm soátvấn đề này cuối cùng nằm ở vị tổng giám đốc, hay người chủ công ty. Tuy nhiênvì quá gần gũi với thực tế, và luôn phải bận tâm với những vấn đề cấp báchthường ngày, nên họ thường ít lưu ý đến điều này. Cách hay nhất là tổng giám đốcnên thường xuyên theo dõi một vài chỉ số căn bản liên quan đến vấn đề nhân sựnhư tỷ số chi phí lương trên tổng chi phí, tổng doanh thu của công ty trên tổngnhân viên, và tỷ số nhân viên thuộc bộ phận hành chính (staff) và sản xuất/bánhàng (line). Tỷ số cuối này cũng cần đặc biệt đáng lưu ý vì căn bệnh này thườngxuất hiện ở bộ phận hành chính.Nhân đây cũng nên nhắc đến một khía cạnh nhỏ về mặt hành chính là mảng cácbản báo cáo nội bộ. Thỉnh thoảng bạn cũng nên xét lại danh mục tất cả những bảnbáo cáo lưu hành trong công ty mình, đơn vị nào có trách nhiệm phải thu thập dữliệu để viết, và đơn vị nào nhận những bản báo cáo này. Qua thời gian, một số bảnbáo cáo có thể trở nên không còn cần thiết cho ai cả nhưng vẫn được cấp dưới tiếptục nhắm mắt hoàn thành. Bạn nên thử... tạm ngưng một số báo cáo này trongmột thời gian để xem những ai sẽ... phàn nàn rồi quyết định xem có nên cho tiếptục bản báo cáo này không. Chắc chắn công ty sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian vànhân lực nhờ loại bỏ nhiều bản báo cáo hoặc những hoạt động không cần thiết.Tiếp đến là vấn đề giao việc cho nhân viên. Thông thường, khi giao việc tùy vàomức độ phức tạp và cấp bách của vấn đề mà người giám đốc đề ra một thời hạnnhất định để hoàn thành. Chúng ta cũng đã nghe chuyện có những vị giám đốc hễmỗi lần muốn nhân viên mình làm gì thì y như là việc ấy phải được làm xong ngaytừ.. hôm qua! Có lẽ bạn không là người chủ có những đòi hỏi vô lý như thế,nhưng theo Parkinson, thực sự càng cho nhân viên nhiều thì giờ bao nhiêu thì côngviệc sẽ kéo dài bấy nhiêu để hoàn thành việc đó. Nhà quản lý giỏi là người biết đặttiêu chuẩn thời gian cho mỗi việc, tuy gắt gao nhưng hợp lý.Khi nhận lệnh phải xong việc trong một thời hạn cực kỳ ngắn, dĩ nhên phản ứngcủa nhân viên bạn sẽ là: Được rồi, nếu sếp muốn... ăn phở mà cho mình một ngàyđể nấu thì ổng sẽ có một tô phở ngon, còn nếu chỉ cho mình... năm phút thì sẽ cóngay một tô phở... gói!. Đối với những vấn đề phức tạp cần nghiên cứu kỹ lưỡngvà mất nhiều công sức để đi đến kết luận, bạn không nên quá khắt khe về vấn đềthời gian, và có lẽ luật Parkinson có thể ứng dụng trong trường hợp này, vào giaiđoạn tường trình bản báo cáo. Nếu bản tường trình là một bài viết thì bạn nên bắtnhân viên kèm thêm một bản tóm lược không được quá... hai trang! Còn nếu nhânviên phải trực tiếp gặp bạn để báo cáo thì tốt nhất là nên hạn chế thời gian. Dànhcho nhân viên một buổi để họp thì chắc chắn họ sẽ vui vẻ dành trọn nửa ngày ấyđể đi vào nhiều chi tiết rất vi mô. Tuy nhiên nếu biết trước là bạn sẽ chỉ dànhcho họ... 15 phút để nghe báo cáo thì chắc chắn là nhân viên của bạn buộc phảinhìn lại toàn bộ vấn đề dưới góc cạnh vĩ mô để có thể tường trình ngắn gọn vàđịnh hình vấn đề sáng suốt hơn.Riêng tổng giám đốc cũng nên có sẵn trong đầu một bản đồ hay một mô hìnhgồm những điểm quan trọng nhất, có ảnh hưởng đến sự thành bại của công tymình khi dự án hay vấn đề này được thi hành. Không nên gợi ý trước cho nhânviên về những điểm mốc này mà nên để họ tự nhận xét và đưa ra đề nghị riêngcủa họ. Người nhân viên có thể sẽ có những nhận xét và ý kiến mới lạ mà bạnchưa hề nghĩ tớ, và với một bản đồ các huyệt đạo của vấn đề trong đầu, bạn cóthể thấy ngay những điểm khiếm khuyết để đặt câu hỏi, phán xét và đi đến quyếtđịnh nhanh chóng. Là người lãnh đạo công ty, trách nhiệm chính của bạn là phảiđạt quyết định về ...