Giáo trình Excel - Bài 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

Khi bạn nhập kiểu ngày hay giờ, Excel chuyển dữ liệu nhập vào thành chuỗi số. Thời gian được ghi chép dưới dạng phần phân số thập phân trên 24 giờ trong ngày. Ngày là một số được tính từ 1/1/1900 đến ngày nhập.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Excel - Bài 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNHGiáo trình Microsoft Excel 2000BÀI 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH2.1. Các kiểu dữ liệu. Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộcvào kí tự đầu tiên, kiểu dữ liệu được phân chia như sau :a) Kiểu số Số là các giá trị cố định chứa gồm các ký tự: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $% . E e.Bạn có thể nhập số nguyên như 24 hay 973; số thập phân, ví dụ 908.37 hay 0.72;phân số, như 3 1/4 hay 2/3; hay dạng khoa học, nh 5.87137E+3.Chọn ô cần nhập số.Nhập số. Để nhập số âm, bắt đầu bằng dấu trừ (-). nhấn Enter.Chú ý: Nếu một ô bị điền toàn ký tự # chỉ ra rằng ô đó không đủ rộng để hiển thịsố. Trong trờng hợp này bạn thay đổi định dạng số hoặc nới rộng cột bằng cáchkéo trên đờng viền bên phải ô.TIP: Để nhập phân số, nhập số nguyên, khoảng trắng, sau đó phân số. Nếu bạnchỉ muốn nhập phần phân số, gõ số 0, khoảng trắng, sau đó là phân số vì nếukhông thì Excel diễn giải đó là kiểu ngày. Excel tự rút gọn phân số khi bạn nhập;Ví dụ bạn nhập 0 4/8, Excel tự chuyển thành 1/2. Thanh công thức hiển thị giá trịthập phân. (trong ví dụ này là 0.5).b) Kiểu chuỗi. Văn bản gồm chữ cái, chữ số và ký tự. Bạn có thể nhập tối đa 255 ký tựvào một ô. Xâu ký tự tự động căn sang bên trái. Đôi khi bạn cần nhập số dướidạng văn bản - ví dụ ($000) - trước hết bạn nhập dấu nháy đơn () theo sau là số -ví dụ 39,800.Chọn ô bạn cần nhập văn bản. Nhập văn bản vào ô, nhấn Enter để kết thúc. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹nGiáo trình Microsoft Excel 2000Văn bản trong ô có thể bị ẩn đi một phần nếu ô không đủ rộng và nếu ô bên phảicũng chứa dữ liệu. Để cột tự dãn ra chứa hết ô có văn bản dài nhất, nhấn kép lênlề bên phải của nhãn cột.c) Dữ liệu kiểu ngày tháng. Khi bạn nhập kiểu ngày hay giờ, Excel chuyển dữ liệu nhập vào thànhchuỗi số. Thời gian được ghi chép dưới dạng phần phân số thập phân trên 24 giờtrong ngày. Ngày là một số được tính từ 1/1/1900 đến ngày nhập.Chọn ô cần nhập ngày hay giờ. Để nhập ngày sử dụng dạng nhập như sau: 11/6/97, 6-Nov-97, 6-Nov, Nov-97; hay, để nhập giờ vào ô sử dụng một trong các định dạng : 21:41, 21:41:35,9:41 PM, 9:41:35 PM.Chú ý: Để nhập ngày hôm nay nhấn Ctrl+; (chấm phảy). Để nhập giờ hiện tại nhấnCtrl+: (hai chấm). Để nhập cả hai, ngăn cách chúng bằng 1 khoảng trắng. Bạn có thể nhập ngày dưới dạng 11/6, 11/06/97, Nov-97, hay November 6,1997, nhng Excel sẽ định dạng sử dụng một trong các định dạng nêu trên. NếuExcel ghi nhận thấy bạn nhập sai kiểu ngày, giờ ví dụ Nov 6 97, nó coi dữ liệunhập có kiểu văn bản và dóng ngay sang trái. Trật tự ngày/tháng/năm trong kiểu ngày do Windows quy định. Ví dụ bạnnhập 11/6 thì có thể hiểu là ngày 11 tháng 6 nếu trật tự là ngày-tháng-năm, nhng làngày 6 tháng 11 nếu trật tự là tháng-ngày-năm. Để tránh lỗi trong nhập số liệungày, bạn hãy kiểm tra thiết lập trên máy trớc khi nhập. Để nhập thời gian dạng 12 giờ thêm một trong các ký tự A, AM, P, hay PM(chữ hoa hay chữ thường) vào sau giờ. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹nGiáo trình Microsoft Excel 2000Qui định cách hiển thị ở trong hộp thoại Format / cell . Hình 2.1 Định dạng cho ôd) Kiểu công thức. Công thức bắt đầu bằng dấu bằng =, sau đó là biểu thức tính toán. Trongbiểu thức có các toán tử và các toán hạng. Toán tử là các phép toán số học nhưcộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa,... Trật tự ưu tiên của các toán tử cũng giống nhưmột biểu thức toán học thông thường. Để ưu tiên một phép toán yếu hơn trướcmột phép toán có độ ưu tiên cao hơn ta dùng cặp ngoặc tròn (). Toán hạng có thểlà hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa các giá trị đó. Ví dụ của công thức nh :=A5*B5, =30000+B5. Toán hạng cũng có thể là các hàm sẽ đề cập đến trong bàisau. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹nGiáo trình Microsoft Excel 2000Đứng ở ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng, sau đó bắt đầu nhập biểu thức tínhtoánKết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút trên thanh công thức.2.2. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu.1) Cách nhập dữ liệu. Muốn nhập dữ liệu vào ô nào thì kích chuột vào ô đó rồi nhập bình thườnghoặc kích tại thanh công thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn. Khi nhập xong gõEnter. Nếu nhập dữ liệu tại ô, khi nhấn các phím mũi tên sẽ có tác dụng như ấnphím EnterĐể tăng tốc độ nhập liệu bạn có thể chọn trước vùng nhập liệu. Excel tự chuyểnsang ô kế tiếp khi kết thúc nhập một ô1. Chọn vùng nhập liệu. Ô hiện hành có nền trắng.2. Nhập dữ liệu vào ô hiện hành.3. Nhấn Enter-xuống, Shift+Enter - lên, Tab - sang phải, Shift+Tab - sang tráimột ô.2) Chỉnh sửa dữ liệu. Kích chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó kích vào thanh công thữc hoặc ấn phímF2 hoặc double click lên nội dung của ô đã chọn. Nếu nhập lại dữ liệu nộ ...