Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access có nội dung trình bày tổng quan về Microsoft Access; tạo bảng dữ liệu; truy vấn dữ liệu; thiết kế mẫu biểu; thiết kế báo cáo; thiết kế Macro; thiết lập thuộc tính của các đối tượng trong report;... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung giáo trình!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS  Mục tiêu của bài: ­1­ ­ Trình bày được những khái niệm cơ bản của Access; ­ Trình bày được những thao tác cơ bản với các đối tượng trên Access; ­ Tra cứu và sử dụng các trợ giúp trên Access; ­ Cài đặt được phần mềm Access; ­ Thực hiện các thao tác trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access; ­ Chủ động tìm hiểu các tính năng của phần mềm Access. 1.1. Giới thiệu Microsoft Access là một thành phần trong bộ  Microsoft Office của hãng Microsoft.   MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và các thao tác đơn giản, trực   quan trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ  sở dữ liệu. Access   là   một   hệ   quản   trị   cơ   sở   dữ   liệu   quan   hệ   (RDMS­   Relational   Database   Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ. Hiệu năng cao và  đặc biệt dễ sử dụng do giao diện giống các phần mềm khác trong bộ MS Office như MS   Word, MS Excel. 1.2. Khởi động Access  1.3. Các thành phần trong cửa sổ khởi động a.Thanh công cụ Quick Access :   Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc   định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo,… Bên phải của Quick Access chứa nút Customize, khi cơ  sở  dữ liệu đang mở, nếu   click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị  trên  thanh   Quick   Access,   nếu   các   lệnh   không   có   trong   menu,   bạn   có   thể   click   nút   More  Commands   hoặc   click   phải   trên   thanh   Quick   Access   chọn   Customize   Quick   Access  Toolbar.  ­2­ Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands   from, click nút Add click OK. b. Vùng làm việc: c.Thanh Ribbon: Bên dưới thanh tiêu đề, Access hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài được gọi là  Ribbon, thanh Ribbon có thể  chiếm nhiều không gian màn hình, ta có thể  thu nhỏ  kích   thước của Ribbon bằng cách click nút Minimize The Ribbon Thanh Ribbon được tạo bởi nhiều tab khác nhau, để  truy cập vào một tab bạn có thể  click trên nhãn của tab hoặc dùng phím tắt. Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên của   các phím tắt của các tab. Hầu hết các tab trên Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm hiển thị  ­3­ trong Ribbon có hiển thị nút  , khi click  tiêu đề con bên dưới của nhóm. Một số nhóm  nút này sẽ xuất hiện cửa  sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương ứng. d.Cửa sổ Properties Cửa sổ  Properties giúp bạn có thể  hiệu chỉnh thuộc   tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn  mà cửa sổ thuộc tính sẽ  chứa những thuộc tính tương   ứng của đối tượng đó. Để  mở  cửa sổ  Properties, bạn   chọn đối tượng muốn thay  đổi thuộc tính,  chọn tab   Design hoặc nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng. Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng. Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,… All: Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhóm trên. e.Thanh Navigation Pane Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ  sở  dữ  liệu. Từ  khung Navigation Pane, bạn có thể  mở  bất kỳ  Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở  dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng. Bằng cách click phải vào tên của đối tượng trong Navigation Pane, bạn có thể  thực  hiện các  thao  tác  với  đối  tượng  như:  đổi  tên,  sao  chép,  xoá,   import,  export  một  đối  tượng… Nhấn phím F11 hoặc click vào mũi tên kép  ở  góc trên bên phải của khung   Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane. 1.4. Cách tạo tập tin cơ sở dữ liệu a.Tạo một cơ sở dữ liệu mới rỗng: Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database. File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong  Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là.accdb. Nếu không chỉ  định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ  được lưu trong thư  mục Document, ngược lại, click nút  Brows     để  chỉ  định vị  trí lưu tập tin. Click  nút  ­4­ Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu. b.Tạo cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template) Tại cửa sổ khởi động, Chọn mẫu CSDL Sample Template có sẵn.Trong khung File name, nhập tên tập tin cơ  sở dữ liệu và click  nút Browse  để chỉ định vị trí lưu tập tin, Click nút create để tạo cơ sở dữ liệu. 1.5. Quản lý cơ sở dữ liệu Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, hoặc mở một cơ sở dữ liệu thì Tab File sẽ  hiển thị  các  lệnh quản lý tập tin cơ sở dữ liệu a.Mục Recent : hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở gần nhất. b. Mở một cơ sở dữ liệu + File\Open + Hoặc click tập tin cần mở c. Thoát khỏi access: đóng các cửa sổ Access d.Thu gọn và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu (Compact & Repair Database) Khi tạo thêm đối tượng trong cơ  sở  dữ  liệu thì dung lượng của tập  tin cơ  sở  dữ  liệu sẽ  tăng lên, khi  xóa   một   đối   tượng   thì   vùng   nhớ  của  nó   sẽ   rỗng,   nhưng   không   sử  dụng được. Chức   năng   Compact   &   Repair  Database giúp thu hồi lại phần bộ  nhớ  bị  rỗng, làm cho tập tin cơ  sở  dữ liệu gọn lại. Cách   thực   hiện:   Mở   CSDL,  File\Options chọn Current Database đánh   dấu   chọn   compact   on  close 1.6. Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu trong Access Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan đến một mục đích quản lý, khai   thác dữ  liệu nào đó, CSDL trong Access là  ...