lời khuyên cho các bạn sắp đi làm

Dưới đây là những đúc kết của tôi sau một thời gian làm việc với expat và đồng nghiệp các nước khác. Hy vọng đây là lời khuyên bổ ích cho các bạn sắp đi làm.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
lời khuyên cho các bạn sắp đi làmlời khuyên cho các bạn sắp đi làmDưới đây là những đúc kết của tôi sau một thời gian làm việc với expat và đồngnghiệp các nước khác. Hy vọng đây là lời khuyên bổ ích cho các bạn sắp đi làm.1. Giao tiếp bằng văn bản:Đây là một môn học được giảng dạy cho chuyên ngành thư ký văn phòng tạitrường Đại Học Hoa Sen. Trong khi giao tiếp trực tiếp cũng có tầm quan trọngngang với giao tiếp bằng văn bản, tôi muốn đề cập riêng đến các kỹ năng giaotiếp bằng văn bản vì tôi đặc biệt nhận thấy rất nhiều bạn sinh viên và nhữngbạn vừa đi làm thường thiếu chăm chút cho kỹ năng này.a. Hãy biết cách phân đoạn để diễn tả những ý tưởng nhỏ trong một chuỗi các ýtưởng và hãy biết sử dụng câu đầu tiên của mỗi đoạn văn để trình bày sơ lược ýtưởng nhỏ đó trước khi phân tích hoặc minh họa thêm những gì đã phát biểutrong câu đầu tiên của đoạn văn.b. Lý tưởng nhất là tìm các sách dạy về kỹ năng viết để đọc. Loại sách này cựckỳ thông dụng cho các chương trình dạy tiếng Anh. Hãy tìm các sách mỏng, đơngiản thôi về Effective Writing cho dễ đọc. Trong trường hợp không có điều kiện,hoặc không thích thú lắm với đề tài này, chỉ cần ghi nhớ điểm a vừa nêu trên làđủ.c. Hãy tìm hiểu các chức năng formatting cơ bản của các phần mềm xử lý vănbản bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng MS Word giống như tôi, thì hãycố gắng dành chút ít thời gian tìm hiểu thêm về các chức năng cơ bản trongmenu Format.Nếu bạn chưa bao giờ tự hỏi mình vì sao MS Word lại cung cấp các chức năngformat văn bản như: tab, gõ số để xác định khoảng cách giữa 2 đoạn, bullets &numbering, v.v... thì hãy bắt đầu làm việc đó.Nếu bạn cho rằng việc gõ spacebar từ 2 lần trở lên để thiết lập khoảng trốnggiữa các ký tự là tiện lợi hơn sử dụng tab,Nếu bạn cho rằng việc gõ 2 lần phím Enter trở lên để thiết lập khoảng cáchgiữa các đoạn là tiện lợi hơn việc xác định các thông số before & after trongchức năng paragraph spacing,Nếu bạn cho rằng có thể gõ số hoặc ký hiệu để đánh số hoặc đánh ký hiệu chocác đoạn văn tiện lợi hơn việc sử dụng chức năng bullets & numbering,Hãy lớn tiếng rủa Bill Gate là tay chơi dở hơi, tôi sẵn sàng ủng hộ để rủa hùa.2. Kỹ năng sử dụng Excel:Nếu chưa bao giờ sử dụng chức năng Pivot Table trong menu Data của MSExcel, hãy kiếm người sử dụng chức năng này thành thạo để học. Hoặc bạn cóthể tìm sách để đọc & tự học.Table là bảng biểu. Thành phần của Table luôn được sắp xếp theo các dữ liệutheo cột và dòng. Ví dụ: ta có một bảng như dưới đây:Pivot là trục xoay. Pivot Table, theo cách giải thích của những nhà phát triểnphần mềm MS Excel, là một bảng biểu có thể xoay quanh một trục, tức là cácthành phần dữ liệu đang phân bổ ở các cột có thể chuyển qua dòng do PivotTable có chức năng sắp xếp bảng biểu dựa trên cơ sở dữ liệu chi tiết từ mộtworksheet khác.Điều này có vẻ xa lạ với những bạn nào chưa bao giờ có nhu cầu phân tích dữliệu, chưa bao giờ được giao một cơ sở dữ liệu chi tiết với yêu cầu trích xuấtmột phần dữ liệu để phục vụ cho việc phân tích trước khi ra quyết định. Nhưngnên nhớ, bạn có thể tối mặt, tối mày với việc phân tích dữ liệu nếu chọn kiếmsống bằng nghề marketing.Pivot Table là một chức năng cực kỳ mạnh mẽ và tuyệt vời của MS Excel phụcvụ cho mục đích đó. Nếu bạn tiết kiệm được thời gian để phân tích dữ liệu hiệuquả hơn đồng nghiệp, bạn tự dọn cho mình con đường thăng tiến sớm hơn.Tất cả các expat đang làm việc trong lĩnh vực marketing tại Việt Nam đều giỏiExcel ở trình độ trung cấp trở lên. Họ sử dụng nhuần nhuyễn 2 chức năng: lookup dữ liệu & Pivot Table.Số lượng người Việt nắm vững 2 chức năng này khá ít so với tổng số ngườidùng MS Excel. Một trong những cách gây thiện cảm cho expat là bạn cũng cókhả năng sử dụng MS Excel tương đương với họ, hoặc chí ít là 2 chức năng xửlý dữ liệu vừa kể trên.Nếu bạn biết sử dụng chức năng thu & edit macro để phục vụ cho các nhu cầutự động hóa đơn giản, như vậy là đã quá tốt vì các expat cũng chỉ biết sử dụngchức năng này đến cỡ đó. Nếu bạn biết sử dụng VBA để viết các hàm chỉ riêngbạn có trong Excel, có lẽ bạn được xếp vào hàng advanced user và sẽ khiếncho họ bái phục.Tin vui cho những môn đệ Pivot Table, phần mềm xử lý bảng tính trong bộ OpenOffice miễn phí cũng có chức năng tương tự gọi là Data Pilot.3. Kỹ năng presentation và sử dụng MS Powerpoint:Có thể nói 99.9% expat có khả năng thuyết trình và sử dụng MS Powerpointnhuyễn hơn đồng nghiệp Việt Nam.Trong khi các bạn sinh viên đã có thói quen sử dụng MS Powerpoint, kỹ năngthuyết trình còn là một trở ngại mà các bạn phải thực hành nhiều để có thể làmquen dần và giỏi.Một trong những điểm vượt trội ở các đồng nghiệp người nước ngoài, có thể họkhông giỏi như người Việt ở các chức năng animation trong Powerpoint, nhưngcách phối màu & con mắt art trong trình bày slide Powerpoint của họ chuyênnghiệp hơn hẳn. Tôi vẫn băn khoăn tại sao họ lại giỏi hơn mình khoản này. Cólẽ là do trình độ của nền giáo dục chăng & nếu điều đó đúng thì con mắt thẩmmỹ của họ được rèn luyện trong thời gian nào trong quá trình đi học?Chỉ có một điều các đồng nghiệp nước ngoài thua người Việt. Đó là việc sửdụng các phần mềm shareware, trial ware hoặc freeware của bên thứ 3. Với tậpquán chỉ sử dụng phần mềm có bản quyền và được nhà cung cấp phần mềmcam kết, họ mù tịt về các tool tiện ích mà có thể chúng ta đang mạnh dạn sửdụng. ...