Lưu ý khi xuất trình và kiểm tra chứng từ điện tử

Bài viết Lưu ý khi xuất trình và kiểm tra chứng từ điện tử giúp người đọc biết được những điều cần nắm trong quá trình xuất trình và kiểm tra thư tín dụng để bảo đảm không sai sót, đúng quy cách.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lưu ý khi xuất trình và kiểm tra chứng từ điện tử Như chúng ta đã biết Thư tín dụng (Letter of Credit - viết tắt là L/C) là một trong những ph ương th ức thanh toán được sử dụng khá phổ biến trong các hợp đồng xuất nhập khẩu. Nên v iệc hiểu rõ và nắm vững các nội dung cũng như cách kiểm tra L/C nhằm đảm bảo xác định đúng, đ ủ các đi ều ki ện giao hàng, th ời gian và đi ều kiện thanh toán cho khách hàng. Vậy chúng tôi xin lưu ý một số vấn đề sau: Về bản chất, L/C là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng) đối với người thụ hưởng L/C (thông thường là người bán hàng ho ặc ng ười cung cấp dịch v ụ) v ới đi ều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ (BCT) phù hợp với tất cả các đi ều khoản và đi ều ki ện đ ược quy định trong L/C, phù hợp với Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP) đ ược d ẫn chi ếu trong th ư tín dụng và phù hợp với Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ (ISBP). Kiểm tra L/C là khâu quan trọng trong việc thực hiện phương thức thanh toán bằng thư tín dụng. Cơ sở đ ể ki ểm tra L/C là Hợp đồng ngoại thương. Nếu L/C không phù hợp với Hợp đ ồng ngo ại thương mà ng ười xu ất kh ẩu c ứ ti ến hành giao hàng theo hợp đồng thì sẽ không đòi được tiền, ngược lại nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì vi ph ạm hợp đồng. Khi nhận được L/C, cần phải kiểm tra kỹ và đối chiếu với Hợp đồng ngoại thương một số nội dung sau đây: Số hiệu và ngày mở: - Trường 20 – Document Credit Number (Số hiệu của thư tín dụng): Tất cả các L/C đều phải có số hiệu riêng do Ngân hàng mở L/C quy định, dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên quan đến việc thực hiện L/C và tham chiếu trên các chứng từ có liên quan trong BCT theo L/C. - Trường 31C – Date of Issue (Ngày mở thư tín dụng): là ngày bắt đầu phát sinh cam kết của ngân hàng mở L/C với nhà xuất khẩu, là ngày ngân hàng mở L/C chính thức chấp nhận đơn xin mở L/C và là căn cứ để nhà xuất khẩu kiểm tra xem nhà nhập khẩu thực hiện việc mở L/C có đúng hạn quy đ ịnh trong h ợp đ ồng hay không. Tên và địa chỉ của các bên liên quan: L/C phải nêu rõ tên địa chỉ, số điện thoại và fax (nếu có) của những người liên quan đến L/C gồm: - Trường 50 – Applicant (Người yêu cầu mở L/C (nhà nhập khẩu)) - Trường 59 – Beneficiary (Người hưởng lợi L/C (nhà xuất khẩu)), - Đầu điện (phần Sender) thể hiện tên, SWIFT CODE (nếu có) của ngân hàng mở L/C (ngân hàng phát hành L/C). - Trường 57a – Advise Through Bank: thể hiện tên, SWIFT CODE (nếu có) của ngân hàng thông báo L/C. Số tiền: Số tiền của L/C được thể hiện tại trường 32B – Currency Code, Amount (Loại tiền tệ, số tiền). Ngoài ra số tiền này còn được ghi cụ thể (thường là cả bằng số và chữ) tại trường 45A – Description of Goods and/or Services (mô tả hàng hóa). Tên đơn vị tiền tệ phải ghi rõ theo quy định của ISO (USD - đôla Mỹ, VND – đồng Việt Nam, CNY – đ ồng nhân dân tệ...). Trường hợp thư tín dụng có cho phép dung sai thì con số này thường được ghi ở trường 39A – Tolerance (if any). Thời hạn giao hàng, ngày và nơi hết hạn, thời hạn trả tiền: - Ngày và nơi hết hạn hiệu lực của L/C là thời hạn mà ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho nhà xuất khẩu, nếu nhà xuất khẩu xuất trình BCT phù hợp với những điều khoản và điều ki ện của L/C trong thời h ạn đó. Ð ịa đi ểm h ết hiệu lực thường quy định tại nước người bán và được thể hiện tại trường 31D – Date and Place of Expiry. - Thời hạn giao hàng thể hiện thời gian mà người xuất khẩu phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lên phương ti ện vận tải. Thời hạn giao hàng nếu là một ngày cụ thể thường được thể hi ện ở tr ường 44C - Latest Date of Shipment (Ngày giao hàng cuối cùng). Nếu giao hàng nhiều lần thì thông tin này thường được thể hiện ở trường 44D – Shipment Period (Thời gian giao hàng) Nguyên tắc: + Ngày giao hàng phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C và không đ ược trùng với ngày hết h ạn hi ệu l ực của L/C + Ngày giao hàng phải sau ngày mở L/C một thời gian hợp lý. Thời gian hợp lý đ ược tính t ối thi ểu b ằng t ổng của số ngày cần có để thông báo mở L/C, số ngày lưu L/C ở ngân hàng thông báo, số ngày chu ẩn b ị hàng để giao cho người nhập. Số ngày chuẩn bị hàng để giao phải nhiều nếu hàng xuất khẩu là mặt hàng phức tạp, phải điều động từ xa ra cảng và phải tái chế lại trước khi giao hoặc nếu thời điểm giao hàng là mùa ẩm ướt. Ngược lại, nếu hàng xuất là các sản phẩm công nghiệp thì không đòi hỏi số ngày chuẩn bị quá lớn. + Ngày hết hạn hiệu lực của L/C phải sau ngày giao hàng một thời gian hợp lý. Thời gian này th ường đ ược tính bằng số ngày chuyển chứng từ từ nơi giao hàng đến cơ quan của nhà xuất kh ẩu, s ố ngày l ập BCT thanh toán, số ngày lưu giữ chứng từ tại ngân hàng thương lượng BCT (hoặc NH xuất trình/NH thông báo) và số ngày chuyển chứng từ đến ngân hàng mở L/C. Thời gian này nếu không có quy đ ịnh gì đ ược hi ểu là 21 ngày làm việc (theo UCP 600). - Thời gian trả tiền của L/C: quy định việc trả tiền ngay hay trả tiền sau khi xuất trình hối phiếu đòi tiền. Thời hạn trả tiền được thể hiện tại trường 42C – Drafts at...Thời hạn này có thể nằm trong hoặc nằm ngoài thời hạn hiệu lực của L/C. Tuy nhiên, đối với L/C trả chậm, hối phiếu có kỳ hạn phải được xuất trình để chấp nhận trong thời hạn hi ệu lực của L/C. Ví dụ: Ngày hết hạn hiệu lực của L/C là ngày 15/10/2010, hối phiếu kỳ hạn 90 ngày, vậy nhà xuất khẩu phải xuất trình hối phiếu và các chứng từ hàng hóa khác kèm theo trước hoặc trong ngày 15/10/2010 đ ể đ ược chấp nhận. Tính từ ngày chấp nhận cộng thêm 90 ngày thì ra ngày trả tiền hối phi ếu kỳ hạn (ngày15/1/2011). Nh ư v ậy, th ời h ạn tr ả tiền đã nằm ngoài thời hạn hiệu lực của L/C, nhưng đã đư ...