Ngân sách tổng thể của doanh nghiệp

Ngân sách tổng thể là trái tim và linh hồn của quy trình dự thảo ngân sách. Ngân sách tổng thể gom tất cả các phần lại với nhau, kết hợp ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính của tổ chức vào một bức tranh toàn cảnh. Nói cách khác, ngân sách tổng thể tóm tắt tất cả các dự báo tài chính của một tổ chức trong một thời kỳ đã định. Kiến thức cần thiết của những nhà doanh nghiệp Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng hoạt động – như...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ngân sách tổng thể của doanh nghiệp Ngân sách tổng thể của doanh nghiệp Ngân sách tổng thể là trái tim và linh hồn của quy trình dự thảo ngân sách. Ngân sách tổng thể gom tất cả các phần lại với nhau, kết hợp ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính của tổ chức vào một bức tranh toàn cảnh. Nói cách khác, ngân sách tổng thể tóm tắt tất cả các dự báo tài chính của một tổ chức trong một thời kỳ đã định. Kiến thức cần thiết của những nhà doanh nghiệp Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng hoạt động – như nghiên cứu và phát triển, thiết kế, sản xuất, tiếp thị, phân phối và dịch vụ khách hàng – và cung cấp báo cáo thu nhập đ ã lập ngân sách. Ngân sách tài chính bao gồm ngân sách vốn, ngân sách tiền, bảng cân đối kế toán dự toán, các dòng tiền dự toán. Ngân sách tổng thể phải kết hợp cả ngân sách hoạt động lẫn ngân sách tài chính thông qua một quy trình lặp đi lặp lại mà trong quy trình đó thông tin đi tới đi lui từ từng yếu tố của ngân sách tổng thể . Việc lập ngân sách tổng thể đi song hành cùng việc hoạch định chiến lược ở cấp cao nhất. Bằng cách sử dụng các mục tiêu chiến lược của tổ chức làm nền tảng, quy trình xây dựng ngân sách vừa diễn ra nhiều lần vừa theo thứ tự thời gian, di chuyển tới lui, kiểm tra các giả định và các phương án. Trước khi chuẩn bị một ngân sách tổng thể, các nhà quản lý cấp cao phải đặt ra ba câu hỏi quan trọng sau: 1. Các kế hoạch chiến thuật đang được cân nhắc có hỗ trợ các mục tiêu chiến lược dài hạn và tổng thể của tổ chức không? 2. Tổ chức có (hay có khả năng tiếp cận) nguồn tài chính cần thiết – tức là khoản tiền mà tổ chức cần để đầu tư cho các hoạt động trong suốt thời kỳ ngân sách trước mắt hay không? 3. Tổ chức có tạo đủ giá trị để thu hút đủ nguồn tài chính cho tương lai – lợi nhuận, vốn vay, nhà đầu tư… – để đạt được các mục tiêu dài hạn không? Thiết lập giả định Bước đầu tiên trong việc triển khai ngân sách là thiết lập các giả định về tương lai. Những giả định mà các nhà quản lý đưa ra sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi các câu trả lời cho những câu hỏi như: * Kết quả mong đợi về bán hàng và tiếp thị cho việc bán đơn vị sản phẩm và doanh thu từ các sản phẩm mới và hiện tại là gì? * Giá của nhà cung ứng được dự báo tăng hay giảm? * Chi phí cho kế hoạch chăm sóc sức khỏe của công ty trong năm tới là gì? * Nếu tỷ lệ thất nghiệp dự kiến giảm xuống, công ty có cần tăng lương đ ể đảm bảo đủ lực lượng lao động trong một thị trường lao động căng thẳng hay không? * Các đối thủ cạnh tranh sẽ làm gì để có được thị phần? Nên tìm kiếm giả định từ những nguồn thông tin tin cậy nhất. Ví dụ, cấp lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về các mục tiêu chiến lược, đội ngũ tài chính đ ã lưu các kết quả tài chính trước đây và xu hướng kinh tế trong tương lai. Hãy tham khảo bộ phận nguồn nhân lực để có thông tin về những chuyển biến trong thị trường lao động, và các đ ại diện kinh doanh để có thông tin về viễn cảnh bán hàng. Tương tự như thế, phòng thu mua có thông tin mới nhất về các nhà cung ứng và xu hướng giá cả. Việc triển khai các giả định là một nỗ lực của toàn công ty trong đó việc giao tiếp và phối hợp đóng một vai trò quan trọng. Bí quyết thiết lập giả định * Dùng những dữ liệu trước đây làm điểm khởi đầu. Những thông tin về việc thực hiện trước đây cũng có thể giúp bạn thiết lập một nền tảng để khởi đầu. * Hãy tin vào kinh nghiệm của bản thân. Khi cần thiết hãy phỏng đoán có cơ sở về những gì có khả năng xảy ra trong tương lai. * Hãy lắng nghe trực giác của bạn. Cho dù bạn không thể kiểm chứng những cảm giác đó, nhưng bạn vẫn nên lưu tâm đ ến chúng. * Tích cực thu thập thông tin. Hãy tìm những thông tin cần thiết bằng cách nghiên cứu, đọc báo, tạp chí thương mại, thu thập số liệu thống kê trong ngành… Và đ ừng quên rằng Internet là một nguồn thông tin ngày càng phát triển và đa dạng. * Hãy trao đổi và lắng nghe những người hiểu biết và có kiến thức. H ãy thảo luận những ý tưởng của bạn với các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp, cố vấn. H ãy tìm những người trong cùng lĩnh vực, nhà cung ứng, các nhà lãnh đạo quan tâm, và các chuyên gia. Hãy tham gia thảo luận với các đối thủ cạnh tranh. * Hãy tìm hiểu khi nào nên đón nhận mạo hiểm và khi nào nên bảo thủ. Trong một thị trường không ổn định, các giả định bảo thủ có thể chắc chắn nhất. * Hãy kiểm tra các giả định của bạn. Nếu có thể, hãy thử các giả định của bạn bằng những thử nghiệm nhỏ trước khi bạn chấp nhận chúng. D ự thảo ngân sách hoạt động Ngân sách hoạt động là một hiệp ước đã được nhất trí giữa cấp lãnh đ ạo và các thành viên khác của cấp quản lý. Ngân sách hoạt động là mục tiêu chứ không phải là d ự báo. Nó xác định doanh thu và chi phí cho thời kỳ sắp tới. Những khoản này được trình bày trong một báo cáo giống với báo cáo thu nhập (hay báo cáo lỗ lãi) đã được trình bày trong chương 1. Sự khác biệt quan trọng ở đây là chúng ta đang xây dựng một báo cáo từ số lượng thực tế so với mong đợi. Nói tóm gọn, ngân sách hoạt động được cơ cấu như sau: Doanh thu – (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp) = Thu nhập hoạt động Chúng ta chia quy trình dự thảo ngân sách thành năm bước đơn giản. Bước 1: Tính toán doanh thu mong đợi. Đối với bước đầu tiên này trong việc chuẩn bị ngân sách hoạt động, các nhà quản lý phải áp dụng một số giả định để dự báo sự tăng hoặc giảm doanh thu. Hãy xem ví dụ về Công ty Amalgamated, tại đó các nhà quản lý của bộ phận Giá treo Nhánh gạc diễn giải các giả định về tăng doanh thu dựa trên kết quả thực hiện trước đây và những mong đợi trong tương lai về việc bán sản phẩm trong suốt năm tài chính. N ếu dùng phương pháp lập ngân sách lũy tiến, các nhà quản lý sẽ dùng doanh số bán thực của năm trước là 1.228.100 USD làm cơ sở để phát triển các dự báo cho năm tới. Ngược lại, nếu theo phương pháp lập ngân sách trên cơ sở cân b ằng thu chi, họ sẽ dự báo doanh số cho từng mẫu sản phẩm từ con số 0, bằng cách sử dụng các dữ liệu kinh tế được dự báo trước. Những dữ liệu này tập trung chủ yếu v ...