Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án hiệu quả

Lập kế hoạch là nền tảng vững chắc đảm bảo sự thành công của một dự án hay bất cứ kế hoạch kinh doanh nào. Đối với nhà quản lý hay lãnh đạo khi lập kế hoạch giúp bạn luôn nắm bắt phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra. Đối với nhân viên hay các thành viên trong nhóm lập kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức rõ ràng, giảm được sự chồng chéo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án hiệu quả PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ Gần 2/3 kế hoạch trong doanh nghiệp đều thất bại trong quá trình thực hiện. Hãy Tìm hiểu  Phương pháp lập kế hoạch quản lý dự án hiệu quả. Đối với một nhà quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp trước khi bắt đầu một dự án hay bất kỳ   chiến lược nào như: Chiến lược phát triển sản phẩm, Chiến lược truyền thông,... thì việc   đầu tiên phải làm là “lập kế hoạch”  Lập kế hoạch là nền tảng vững chắc đảm bảo sự thành công của một dự án hay bất cứ kế  hoạch kinh doanh nào. Đối với nhà quản lý hay lãnh đạo khi lập kế hoạch giúp  bạn luôn nắm  bắt  phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm sự tác động của những thay đổi từ  môi  trường , tránh được sự  lãng phí và dư  thừa nguồn lực và thiết lập nên những tiêu chuẩn  thuận tiện cho công tác kiểm tra. Đối với nhân viên hay các thành viên trong nhóm lập kế  hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các   thành viên trong một tổ chức rõ ràng, giảm được sự chồng chéo. Thế nhưng, hầu hết các kế hoạch đều bị thất bại ngay khi bước chân đến thực hiện bởi quá  nhiều rủi ro mà rất nhiều quản lý dự án chưa từng nghĩ đến. Đặc biệt, với các nhà quản lý.   Còn trẻ  thiếu kinh nghiệm thì dễ vấp ngã trong bước đi đầu tiên này. Vậy làm thế  nào để  bản “kế hoạch” không bị trở thành giấy vụn? Hãy tìm hiểu ngay 6 bước sau đây để  tạo ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh giúp bạn lấy lại  sự tự tin, nhanh chóng dẫn dắt đội ngũ của bạn hoàn thành dự án! 1/ Xác định nhu cầu khách hàng & các bên liên quan  Trong bài viết này, chúng tôi đề  cập đến 2 trường hợp thường xuyên nhất khi bạn lên kế  hoạch dự án.  Trường hợp 1:  Xây dựng dự án dựa trên nhu cầu khách hàng Ở  đây, bạn là bên được thuê để  thực hiện dự  án. Do đó trong bước này bạn cần vạch ra 2   vấn đề cụ thể:  1. Tổng hợp những yêu cầu, mong muốn của khách hàng về dự án này.  2. Thiết lập các đường cơ  sở  (Baseline) phạm vi dự  án (Scope) về  ngân sách, thời gian  thực hiện, nguồn nhân lực, kỳ  vọng dự  tính và trách nhiệm của khách hàng, các bên   liên quan tránh tình trạng khi dự  án trì trệ, thất bại sẽ  xảy ra việc đổ  lỗi, thoái thác  trách nhiệm. Trường hợp 2:  Xây dựng dự án/kế hoạch theo yêu cầu của Ban quản trị Bạn với vai trò CEO hay trưởng bộ  phận  được yêu cầu lên kế  hoạch cho chiến lược phát  triển sản phẩm, chiến lược kinh doanh từng tháng hay quý. Lúc này bạn cần: 1. Hiểu rõ vấn đề, đề nghị của Ban quản trị đưa ra 2. Đề ra các điểm cơ bản để hoàn thành dự án đối với Ban quan trị: Ngân sách, Thời gian   hoàn thành, nguồn lực và phạm vi dự án (điểm này sẽ tương tự như trường hợp 1)  Hãy cố  gắng giao tiếp nhiều hơn với khách hàng và các bên liên quan để  thấu hiểu những   nhu cầu sâu xa mà họ mong muốn bạn cung cấp. Đó là 'điểm vàng' xây dựng niềm tin đầu  tiên giữa 2 bên trong dự án. 2/ Đặt mục tiêu cho kế hoạch  Đặt mục tiêu cho dự  án là một bước cực kỳ  quan trọng của kế hoạch. Dựa trên mục tiêu,  khách hàng và Ban quản trị sẽ nhìn thấy ngay kỳ vọng thu được cũng như  dễ dàng đánh giá  được mức độ  thành công dự  án. Việc đặt mục tiêu giúp cho bạn và các bên liên quan  ước   lượng gần chính xác khối lượng công việc phải thực hiện, nguồn lực, thời gian và chi phí  cần phải có đi kèm với trách nhiệm của các bên.  Thế  nhưng để  đặt ra một con “số” cho mục tiêu lại không hề  đơn giản? Thống kê Có tới  70% số dự án trong doanh nghiệp hoàn toàn thất bại không đạt mục tiêu đề ra!  Một trong những yếu tố dẫn đến sự thất bại này do nhân tố chủ chốt “đặt mục tiêu” quá xa  rời thực tế. Nguyên tắc để  bạn không gục ngã của việc “đặt mục tiêu” dựa trên tiêu chí  Smart   SMART là tiêu chí đánh giá tính khả  thi mục tiêu của dự  án. Việc đảm bảo các tiêu chí   SMART sẽ đảm bảo dự án khả thi. Tiêu chí này gồm có: S – Specific M – Measurable A – Achievable R – Realistic T – Time­bound  S – Specific: Rõ ràng, cụ thể. Mục tiêu của dự  án phải rõ ràng, cụ  thể, phải trả  lời được 5  câu hỏi (5 W):  What? Mục tiêu đó là gì?  Why? Tại sao phải thực hiện? Where? Thực hiện nó tại đâu? Who? Ai sẽ là người thực hiện? When? Thực hiện trong thời gian nào? M – Measurable: Đo lường được. Một mục tiêu dự án phải đảm bảo đo lường được về khối  lượng công việc sẽ phải thực hiện, chi phí phải bỏ ra, cách thức hoàn thành công việc…  A – Achievable: Tính khả thi. Dự án phải đảm bảo tính khả thi tức là có khả năng thực hiện   được trên thực tế. Một mục tiêu có tính khả  thi cần trả  lời được câu hỏi “Làm thế  nào để  thực hiện?”  R – Realistic: Lợi ích thực tế mà dự án đem lại cho các bên liên quan. Một mục tiêu đảm bảo   được tiêu chí này cần trả lời câu hỏi: Dự án đem lại những lợi ích gì? Đã đúng thời điểm hay chưa? Những lợi ích này có phù hợp với những nỗ lực, nhu cầu khác của dự án? Những ai là đối tượng thích hợp để hưởng những lợi ích mà dự án đem lại? T – Time­bound: Giới hạn về  thời gian. Dự  án cần phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ.  Một mục tiêu đảm bảo tiêu chí Time­bound cần trả lời những câu hỏi như:  Dự án cần phải thực hiện trong khoảng thời gian nào? Khi nào thì bắt đầu thực hiện?  Tiến độ công việc cần đảm bảo trong từng khoảng thời gian xác định như thế nào Đừng bao giờ  nói: “Mục tiêu nào cũng quan trọng”. Đây là một suy nghĩ tối kỵ  mà người   quản lý dự  án phải từ  bỏ. Bạn phải sắp xếp thứ tự  ưu tiên dựa trên mức độ  khẩn cấp của   từng mục tiêu trong dự án   3/ Xác định kết quả chuyển giao/đầu ra của dự án theo từng giai đoạn (Deliverables) Sau khi bạn đã định hình ra các mục tiêu tổng thể  thì đây là bước bạn cần  ước tính cụ  thể  khối lượng công việc hoàn thành theo các mốc thời gian. Hiểu đơn giản, chính là kết quả dự  tính của từng giai đoạn trong dự án giúp bạn và các bên liên quan liên tục nắm bắt được tiến  độ đồng thời tiên liệu trước độ rủi ...