Quản lý dữ liệu với Excel

"Quản lý dữ liệu với Excel" cung cấp đến bạn đọc các tính năng trong Excel cho việc quản lý dữ liệu như: Data form; outlining hay pivot table; goal seek và solver; autoFill, autoComplete, và pick from List; template wizard. Mỗi tính năng có những công dụng riêng sẽ giúp các bạn thực hiện các thao tác tính toán, thiết kế dữ liệu trong Excel một cách chuyên nghiệp và dễ dàng hơn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý dữ liệu với Excel Quản lý dữ liệu với ExcelGiới thiệuMột trong các ứng dụng căn bản của một ch ơng trình bảng tính là phân tích dữliệu. Bên cạnh các công cụ phân tích số liệu đơn giản dễ sử dụng, Excel còn cungcấp nhiều công cụ mạnh khác cho kỹ thuật, khoa học và phân tích tài chính.Bạn có thể dùng Excel để tạo lập cơ sở dữ liệu hay danh mục thông tin. Các tínhnăng nh Data Form giúp bạn nhanh chóng thêm, bớt và tìm kiếm các bản ghi. Bạncũng có thể sắp xếp và lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Sử dụng các tính năng nhoutlining hay pivot table, bạn có thế tổng hợp số liệu theo nhiều góc độ khác nhau.Bạn có thể dùng Goal Seek và Solver để tìm lời giải tối u cho các vấn đề tài chính.Các tính năng khác của Excel nh AutoFill, AutoComplete, và Pick From List chophép bạn tăng tốc nhập liệu. Bạn có thể sử dụng Template Wizard để tạo n ênnhững mẫu nhập liệu có kiểu dạng chuy ên nghiệp. Biểu mẫu có thể chứa các hộpđiều khiển nh hộp kiểm tra, thanh trợt.Cơ sở dữ liệuTạo một CSDLMột trong những ứng dụng căn bản của Excel là quản trị dữ liệu. Bạn có thể dùngcác tính năng của Excel để làm việc với một danh sách đơn giản ví dụ mục cácviệc cần làm cho đến các cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. Trong Excel, khái niệm cơsở dữ liệu và danh sách đều là một. Chúng ta sử dụng khái nhiệm cơ sở dữ liệu đểám chỉ cả hai: danh sách đơn và cơ sở dữ liệu phức tạp.Một CSDL chứa các bộ dữ liệu giống nhau nh cơ sở dữ liệu khách hàng. Một hàngthông tin trong CSDL đợc gọi là bản ghi record. Các mục tin đ ợc ghi trong các tr-ờng, mỗi cột là một trờng. Ví dụ tên khách hàng đợc lu trong trờng tên. Nếu tổchức dữ liệu dới dạng cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp, lọc và tổnghợp thông tin.Các bớc 1. Nhập tên trờng trên một hàng của bảng tính. Các tên trờng này (ví dụ Họ Tên, Địa Chỉ, Điện Thoại, ... ) là các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu. 2. Chọn vùng tên trờng và định dạng ví dụ chọn chữ đậm, nghiêng hay chọn Font chữ to hơn để làm nổi bật trờng với các bản ghi. 3. Nhập các bản ghi (nh thông tin từng khách hàng) ngay dới tên trờng, mỗi bản ghi trên một hàng. Không để các hàng trắng sau tên trờng.Chú ý: Cơ sở dữ liệu của Excel sự thực chỉ là một dạng bảng tính đặc biệt. Chúngta vẫn có thể dùng các lệnh bảng tính bình thờng để hiệu chỉnh và định dạng cơ sởdữ liệu.Chèn một bản ghiTính năng data form cung cấp cách thuận lợi để chèn, xoá và tìm bản ghi. Bạncũng có thể chèn, xoá trực tiếp trên bảng tính.Các bớc 1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Form. 2. Nhấn nút New ; sau đó nhập bản ghi mới vào các hộp văn bản. 3. Lặp lại bớc 2 cho mỗi bản ghi mới bạn muốn thêm. 4. Nhấn Close khi kết thúc. Các bản ghi mới đ ợc thêm nối đuôi vào CSDL. Bạn có thể sắp xếp lại các bản ghi theo một trật tự khác.TIP: Để không ghi bản ghi vừa nhập, nhấn nút Restore.Để chèn trực tiếp bản ghi vào bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng nơi bạnmuốn hàng mới xuất hiện. Sau đó chọn Insert từ menu tắt để chèn một hàng trắngvào CSDL.Xoá bản ghiBạn có thể xoá trực tiếp ngay trên bảng tính hoặc sử dụng data form để tìm đến vàxoá một bản ghi cụ thể.Các bớc 1. Để xoá một bản ghi sử dụng data form, chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Form. 2. Nhấn nút Find Next hay Find Prev cho đến khi tới bản ghi cần xoá, nhấn Delete. 3. Khi một cửa sổ cảnh báo xuất hiện, nhấn OK để xoá bản ghi. (Nhớ rằng bạn không thể Undo một bản ghi bị xoá). Nhấn nút Close để quay lại bảng tính.TIP: Để xoá trực tiếp một bản ghi từ bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàngcó chứa bản ghi cần xoá. Sau đó chọn Delete từ menu tắt. Với cách này bạn có thểphục hồi lại bản ghi vừa xoá sử dụng Edit, Undo.Tìm kiếm bản ghiKhi cần tìm các bản ghi cụ thể, bạn có thể d ùng data form để tìm. Chỉ cần nhậptiêu chuẩn tìm kiếm và Excel sẽ tìm các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn.Các bớc 1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Form. 2. Nhấn nút Criteria; sau đó nhập tiêu chuẩn cần tìm trong một hay nhièu hộp văn bản. Excel tìm các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn. 3. Nhấn Find Next cho đến khi gặp bản ghi cần t ìm, để thoát khỏi Form nhấn nút Close.TIP: Trong phần tiêu chuẩn bạn có thể dùng các ký tự thay thế (* và ?) cho trờngvăn bản và các toá tử so sánh đối với trờng số.Sắp xếp một cơ sở dữ liệuBạn có thể sắp xếp bất kỳ dữ liệu nào trên bảng tính, tuy nhiên tổ chức dữ liệu dớidạng CSDL cho phép sắp xếp dữ liệu nhanh nhất. Bạn có thể sắp xếp tăng haygiảm.Các bớc 1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Sort. 2. TRong hộp Sort By, chọn trờng khoá sắp xếp chính, sau đó chọn trật tự tăng (Ascending) hay giảm (Descending). 3. Nếu bạn muốn chỉ định khoá xắp xếp phụ, chọn chúng trong hộp Then By, và chỉ định trật tự cho mỗi khoá phụ. Nhấn OK để thự ...