Quản lý nhóm ảo

Vấn đề quản lý là thách thức lớn thứ hai của nhóm ảo. Nhiều nhà nghiên cứu đã nói: "Sự khác biệt về bối cảnh thực tế ở địa phương, múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ luôn tồn tại", nghĩa là mâu thuẫn luôn tiềm ẩn trong nhóm ảo. Ngay cả khi bạn có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối thì những mối quan tâm
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý nhóm ảo Quản lý nhóm ảoVấn đề quản lý là thách thức lớn thứ hai của nhóm ảo. Nhiềunhà nghiên cứu đã nói: Sự khác biệt về bối cảnh thực tế ở địaphương, múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ luôn tồn tại, nghĩa làmâu thuẫn luôn tiềm ẩn trong nhóm ảo.Ngay cả khi bạn có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối thì nhữngmối quan tâm cơ bản về quản lý nhóm như sự đồng nhất củanhóm, sự tận tâm và hợp tác… dường như càng cần được nhấnmạnh hơn. Chúng ta đã xem xét những vấn đề đó ở phần đầucuốn sách. Tuy nhiên, chương này sẽ phân tích lại vấn đề quảnlý trong bối cảnh nhóm ảo.Sự đồng nhất của nhómNhững cá nhân đồng nhất với nhóm nhìn chung luôn có cách cưxử tạo nên nền tảng thành công của nhóm. Họ làm việc tích cựchơn, có sự hợp tác nhiều hơn và họ biết đặt quyền lợi của nhómcao hơn quyền lợi bản thân. Sự đồng nhất của nhóm thườngsong hành với sự tin cậy, nhờ đó khuyến khích việc chia sẻthông tin và tăng mức độ hợp tác.Sự đồng nhất của nhóm không tự nhiên xuất hiện trong nhóm ảovì những lý do rất hiển nhiên. Nếu nhóm và các thành viên củanhóm sống tách biệt nhau, họ sẽ không có chung cảm nhận, vànhư người ta thường nói xa mặt, cách lòng. Trong trường hợpxấu nhất, nhóm ảo sẽ là một tập thể của những người xa lạ có rấtít các mối quan hệ xã hội. Bạn có thể hình dung rằng sẽ khókhăn đến thế nào để phát triển ý thức về sự đồng nhất với nhómngười mà bạn hiếm khi gặp gỡ. Nhưng bạn có thể tiến hành theomột số phương pháp sau đây:+ Tổ chức cuộc họp ra mắt. Nếu có thể, hãy tập hợp mọi ngườiđến cuộc họp này, dù đây là lần duy nhất họ gặp mặt trực tiếptrong suốt quá trình thực hiện dự án. Khi mọi người đã đến vớinhau, hãy tạo cơ hội cho các thành viên làm quen ở mức độ cánhân. Ý tưởng này nhằm tạo sự gắn kết theo các nhóm nhỏ.Chẳng hạn, nếu nhóm không có quá nhiều thành viên, bạn hãygiới thiệu từng thành viên và yêu cầu mỗi người nói đôi điều vềlai lịch bản thân, trình bày các kỹ năng đặc biệt, sở thích, mốiquan tâm cá nhân, v.v.+ Nếu quá trình tiến hành cuộc họp ra mắt kéo dài một hoặc haingày, bạn có thể phân chia mọi người thành các tổ nhỏ, mỗi tổphụ trách thảo luận một khía cạnh cụ thể của nhiệm vụ. Hãyluân phiên thay đổi thành phần trong các tổ này để ai cũng có cơhội gặp gỡ và làm việc với những người khác. Cuối cuộc họp ramắt, hãy chụp một tấm hình cả nhóm và gửi cho tất cả các thànhviên.+ Khuyến khích những cuộc gặp mặt định kỳ theo tiến độ côngviệc. Nếu nhóm bao gồm những nhân viên không quá cách xanhau về khoảng cách địa lý và nếu ngân sách cho phép, bạn hãytập hợp mọi người vào một vài thời điểm chính như khi phảithay đổi cam kết, khi có nhiều thành viên mới tham gia vàonhóm, khi cần ra quyết định quan trọng, hoặc khi phải lập kếhoạch và phân công cho giai đoạn tiếp theo của dự án... Hãy ápdụng hình thức hội thảo video, nếu nhóm không thể họp trựctiếp. Như vậy bạn sẽ củng cố được mối quan hệ trong nhóm đãhình thành từ buổi họp ra mắt. Nếu bạn không thể tập hợp toànnhóm, hãy tập hợp các tổ quan trọng nhất.+ Tìm những thời điểm mà mọi người có thể tiếp xúc với nhau.Sẽ thật khó khăn, nếu nhóm có các thành viên sống tại nhiềuchâu lục và múi giờ khác nhau. Vì vậy, bạn hãy lên lịch cho cácbuổi họp thông thường, các cuộc hội thảo qua điện thoại hoặctrao đổi trực tuyến trên Internet, và sắp xếp một quy trình đểthảo luận những vấn đề then chốt của dự án. Điều đó sẽ giúp cácthành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởngvà sẵn sàng thúc đẩy nhóm, thay vì khuyến khích mọi người làmviệc riêng lẻ.Lưu ý: Nếu trụ sở của công ty đặt tại Mỹ, bạn hãy cố gắng đừngđể các thành viên ở châu Á hay châu Úc phải thường xuyênnhận điện thoại vào lúc nửa đêm, vì do sự chênh lệch về múigiờ, ban ngày ở Mỹ là ban đêm ở các nước này. Việc này sẽ gâykhó chịu cho các cộng sự ở nửa bên kia địa cầu và khiến họ cảmthấy mình chỉ là thành viên tầm thường. Hãy giải quyết nhữngkhó khăn kiểu này một cách công bằng.+ Tạo sự đồng nhất của nhóm xoay quanh mục tiêu. Sự đồngnhất của nhóm cần một tâm điểm nào đó để thu hút các mốiquan tâm và nỗ lực của nhóm. Ở đây, mục tiêu của nhóm sẽ làthích hợp nhất.Sự tận tâmSự tận tâm đối với nhóm và mục tiêu của nhóm là hai yếu tố bắtbuộc để nhóm ảo thành công. Nếu thiếu sự tận tâm, các thànhviên sẽ dành thời gian và công sức cho các mục tiêu khác. Họ sẽchỉ tham gia khi thời gian biểu của họ cho phép. Mọi người sẽchỉ tận tâm với những điều mà họ nhận thấy là rất quan trọng -hoặc quan trọng cho dự án hoặc quan trọng đối với sự nghiệpcủa họ.Để xây dựng sự tận tâm trong nhóm ảo, bạn hãy bắt đầu từ việcchọn lựa thật kỹ các thành viên tham gia nhóm. Ngoài những kỹnăng cần phải có để thực hiện dự án, trưởng nhóm nên chọnngười có mối quan tâm tự nhiên, mạnh mẽ tới mục tiêu củanhóm, như trong ví dụ sau:Frank được chỉ định làm trưởng một nhóm ảo có nhiệm vụ pháttriển các tiêu chuẩn thân thiện với ...