Quản lý thời gian dự án- Bùi Minh Phung

Hiểu được tầm quan trọng của QL thời gian Hiểu được quy trình của QL thời gian Nắm được một số phương pháp dùng để QL thời gian như: PERT, CPM Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý thời gian dự án- Bùi Minh PhungQUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH 2  Hiểu được tầm quan trọng của QL thời gian  Hiểu được quy trình của QL thời gian  Nắm được một số phương pháp dùng để QL thời gian như: PERT, CPM  Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý thời gianBùi Minh Phụng TẦM QUAN TRỌNG CỦA QL TG 3  Kết thúc DA đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất của người QL DA  Thời gian quá hạn TB là 222% theo báo cáo của CHAOS năm 1995; được cải tiến lên 163% vào năm 2001  Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong DA, đặc biệt là trong nửa sau của DA.Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH CỦA QL TG 4  Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.  Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng  Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án.Bùi Minh Phụng CÁC QUY TRÌNH QL THỜI GIAN 5 QL thời gian DA gồm những quy trình đảm bảo hoàn tất DA đúng hạn. Những quy trình này gồm:  Xác định các công việc (activities, tasks)  Sắp thứ tự các công việc  Ước lượng thời gian cho mỗi công việc  Phát triển lịch biểu  Điều khiển lịch biểuBùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-1 6  Công việc theo nỗ lực hay thời gian cố định  Xác định các mốc quan trọng  Các dự án theo lịch trình so với các dự án theo nguồn lực  Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gianBùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-2 7  Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:  Nỗi lực: là thước đo năng lượng hay lao động dùng để hoàn tất một nhiệm vụ cụ thể hay gói công việc. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng thời gian trên dạng đơn vị. Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu.  Theo năng lực: là thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ có thể hoàn tất nhanh hơn thông qua việc áp dụng các nguồn lực lao động hay năng lượng phụ.Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-3 8  Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:  Thời đoạn: là thước đo xem một gói công việc hay nhiệm vụ cụ thể sẽ mất bao lâu để hoàn tất. Các chỉ số dùng để thể hiện điều này được tính bằng các đơn vị thời gian. Ví dụ như trong xây dựng nhà dân dụng, sau mỗi lần đổ trần, người ta thường để 1 tuần để trần ổn định trước khi tiếp tục xây các tầng tiếp theo. Ví dụ như ba giờ kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu.  Khoảng thời gian cố định: là một thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói công việc cần đến một lượng thời gian để hoàn tất. Việc áp dụng các nguồn lực phụ sẽ không làm thay đổi thời gian yêu cầu.Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-4 9  Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:  Vídụ: Một việc sẽ mất bao lâu để hoàn tất có thể hay không thể phụ thuộc vào vào việc nỗ lực được áp dụng bao nhiêu. Hãy nói rằng bạn muốn tạo ra một chai rượu. Nhiều người tham gia sẽ làm cho việc hái nho trong vườn trở nên nhanh hơn nhưng khi rượu đã được đặt vào trong thùng thì không có lượng nỗ lực nào có thể làm cho rượu lên men nhanh hơn. Công việc hái nho là theo năng lực, trong khi đó ủ và lên men rượu là trường hợp khoảng thời gian cố định.Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG10  Mốc quan trọng là các trường hợp điểm kiểm soát trong dự án, thường là việc hoàn tất phần có thể chuyển giao chính tạo ra yêu cầu báo cáo hoặc yêu cầu sự ủng hộ của khách hàng hay nhà tài trợ trước khi tiếp tục dự án  Mốc quan trọng có thời đoạn bằng 0  Các mốc quan trọng đóng vai trò như những mốc đánh dấu và được xác định bởi giám đốc dự án và/hoặc khách hàngBùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG11  Ví dụ: Một công ty tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng và có các mốc quan trọng tại thời điểm bất đầu và kết thúc dự án và ở mỗi giai đoạn của hợp đồng có các phần có thể chuyển giao do sự đồng thuận của khách hàng đã được yêu cầu trước khi họ có thể tiếp tục từng phần một và bằng sự đồng thuận, họ cũng ...