Qui định chi tiết hướng dẫn công việc thực tế các bộ phận

Qui định chi tiết hướng dẫn công việc thực tế các bộ phận gồm các công việc như: lấy thông tin từ người gửi hàng, liên hệ với Airlines để có được giá tốt nhất, Mail cho người gửi hàng tờ Shipper’s Letter of Instruction, làm 1 tờ Shipper’s Letter of Instruction khác gửi cho Airlines lấy các nhãn của Airlines để chuẩn bị viết, thông báo với người gửi hàng về chuyến hàng đã được giữ chỗ, hẹn người gửi hàng ngày giờ làm hàng tại TCS yêu cầu người gửi hàng thông báo số xe, người liên hệ trực tiếp và cách nhận diện họ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Qui định chi tiết hướng dẫn công việc thực tế các bộ phận QUIĐỊNHCHITIẾT HƯỚNGDẪNCÔNGVIỆCTHỰCTẾCỦACÁCBỘPHẬN I.AIRFREIGHTDEPT1.AirXuất: Lấythôngtintừngườigửihàng. LiênhệvớiAirlinesđểcóđượcgiátốtnhất.(Nếuđượcyêucầu) Mailchongườigửihàngtờ Shipper’sLetterofInstruction(mẫunàydoForwarderphát hành). Làm1tờ Shipper’sLetterofInstructionkhác(mẫunàydoAirlinespháthành)gửicho Airlines.LấycácnhãncủaAirlinesđểchuẩnbịviết. Thôngbáovớingườigửihàngvềchuyếnhàngđãđượcgiữchỗ,hẹnngườigửihàngngày giờlàmhàngtạiTCS(TrạmHànghóaQuốctếsânbayTânSơnNhất).Yêucầungườigửi hàngthôngbáosốxe,ngườiliênhệtrựctiếpvàcáchnhậndiệnhọ. ĐiềncácchitiếtvàonhãncủaAirlinesvàcủaForwarder.Chuẩnbịcácnhãnkýmãhiệu đặcbiệtkhácnhưhàngdễvỡ,giớihạnxếpchồng,hàngmauhỏng,hàngnguyhiểmhoặc nhữngnhãncầnthiếtkhác. ĐiềncácchitiếtcầnthiếtvàoTờ CânHàng(Shipper’sInstructionforDespatch)mẫudo TCSpháthành. ĐónngườigửihàngtạiTrạmHànghóaQuốctếsânbayTânSơnNhất. HướngdẫnngườigửihàngliệnhệvớiĐộiHảiquanThủtụcsânbayđểlàmthủtụcHải quanvàthanhlýtờkhaihàngxuấtkhẩucủangườigửihàng.Nếulàhàngphimậudịchvà đượcyêucầulàmthủ tụcHảiquanthaychongườigửihàng,báochobộ phậnCustoms Clearancelàmcácthủtụccầnthiếtnhư:tờkhaixuấthàngphimậudịch,kiểmhóa,đóng thuế... DáncácnhãncủaAirlinesvàcủaForwardervàcácnhãnkýmãhiệulêncácthùngcarton, kiệnhàng. Liênhệ nhânviênTCS ở bộ phậncânhàngđể cântoànbộ lôhànghoặcđạidiện1số thùngrồiquirasốtrọnglượngcảbìcủatoànlô.Nếulàhàngnhẹ,xácđịnhthể tíchcủa toànbộlôhàngvàtínhratrọnglượngchịucước(VolumeWeight/ChargeableWeight). LiênhệnhânviêncủaTCSđểnhậnmâm(AirPallet/Cont)xếphàngvàyêucầunhânviên bốcxếpxếphànglênmâm. Liênhệ nhânviênbộ phậnchứngtừ củaAirlinesđể chuẩnbị làmKhôngvậnđơnchủ (MAWB). Căncứvàocácsốliệuvềtrọnglượng,pháthànhKhôngvậnđơnthứcấp(HAWB),chuẩn bị AirFreightPreAlert,CargoManifest,Statistic,chuẩnb ịcáccôngviệcghinợ (Billing) chođạilýtạisânbaynơiđếnhoặcngườigửihàng(nếucướcPrepaid). MailcopycủaHAWBtớingườigửihàngđể kiểmtravàyêucầuhọ xácnhậnsự chính xác. Chuẩnbị1bìthưđểgửikèmtheochuyếnbaybaogồm: CácchứngtừcủaFWDR:1tệpHAWBphầndànhchongườinhậnhàng(Originalfor consignee),1AirFreightPreAlert,1CargoManifest,1Invoiceghinợđạilýnơiđến,1 CreditNote(nếucó). Cácchứngtừcủangườigửihàng:1PackingList,1CommercialInvoicevàcácchứng từkhác(nếucó)gồm1ExportLicense,1InspectionCertificate,1CertificateofOrigin, 1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 FumigationCertificate. Thutiềncướctừngườigửihàng(nếucướcPrepaidtạiViệtnam),giaoHAWBchongười gửihàngloạibảngốcdànhchongườigửihàng(Originalforshipper),giaotiềnhoahồng (Commission)chongườigửihàng(nếucó). Copycácchứngtừcầnthiếtchomụcđíchlưutrữ. Saukhilàmhàngxong,thanhtoáncướcchoAirlines. MailAirFreightPreAlerttớiđạilýtạinơiđến. Hoàntấthồsơđểlưutrữ. TrảlờimailđốivớivấnđềliênquanđếnOperation. HỗtrợbộphậnSales&CustomerservicetìmkiếmkháchhànghoặcthôngtinđểlàmSales Lead. Hỗtrợhoặcđảmtráchcôngviệclàmthủ tụcHảiquanchonhữnglôhàngairxuất/nhập khibộphậnCustomsclearancevắngmặthoặcbậncôngtáckhác.2.AirNhập: NhậnthôngtintừđạilýcủaForwarderởnướcngoàibằngMail. Liênhệtrướcbằngđiệnthoạivớingườinhậnhàng,thôngbáovớihọvềlôhàngvớicác chitiếtđầyđủ. Chuẩnbịcácgiấytờcầnthiếtcho1lôhànggồmcó:GiấygiớithiệucủaForwarder,Giấy báonhậnhàng,Hóađơnthucước(nếucướccollect). Liênhệ vớinhânviênTCSvàxuấttrìnhGiấygiớithiệuđể nhậnchứngtừ (bìthư)gửi kèmtheochuyếnbaydođạilýtạinơiđigửihoặcnhậntừthùngthưthuêcủaTCS Photocopytoànbộcácchứngtừtrênchomụcđíchlưutrữ. YêucầungườinhậnhàngxuấttrìnhGiấyChứngminhNhândân,Giấygiớithiệuhoặc giấy ủyquyền/kýh ậu củaNgânhàng,thucướcvậnchuyểntừ ngườinhậnhàng(nếu cướccollect)vàgiaotoànbộhồsơchongườinhậnhàngvàyêucầuhọkýnhận. Photocopycácchứngtừcầnthiết. Hoàntấthồsơđểlưutrữ. TrảlờimailđốivớivấnđềliênquanđếnOperation. HỗtrợbộphậnSales&CustomerservicetìmkiếmkháchhànghoặcthôngtinđểlàmSales Lead.II.SEAFREIGHTDEPT1.SeaXuất: Nhậnthôngtinbookhàngtừngườigửihàng. MailSLI,Lịchtàuchongườigửihàng,yêucầuhọđiềnđầyđủcácchitiếtvàmailtrởlại. LiênhệvớiShippinglinesđể thươnglượnggiácả (nếuđượcyêucầu)vàbookchỗ,yêu cầuhọmailngayLệnhgiaovỏrỗng,BookingNote/ShippingNote. MailLệnhgiaovỏrỗngvàShippingNote(nếuyêucầu)chongườigửihàng. Liênhệ vớingườigửihàngxinsố container,số sealvàkiểmtralạicácchitiếthàngcó thayđổihaykhông? CăncứvàochitiếttrênchuẩnbịbảnnhápVậnđơnnhà(HBL),Vậnđơnchủ(MBL). MailbảnnhápHBLchongườigửihàngđể kiểmtravàxácnhậnlại.MailMBLcho ShippinglinesđểpháthànhMBLSurrendered. KhinhậnđượcmailcủaMBLtừ Shippinglines,phảikiểmtratrênđócácchitiếtcần thiết.LuônyêucầuShippinglinesmailchomìnhTransshipmentAdvicevàTe ...