Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán và kiểm tra chứng từ kế toán QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ  KIỂM TRA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Tất cả  các chứng từ  kế  toán do doanh nghiệp lập hoặc từ  bên ngoài chuyển đến đều phải   tập trung vào bộ  phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế  toán đó và chỉ  sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ  thì mới dùng những  chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời  hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;  Kế  toán viên, kế  toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ  kế  toán hoặc trình Giám đốc   doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ  của các chỉ  tiêu, các yếu tố  ghi chép trên  chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ  kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau: Thứ  nhất, mọi nghiệp vụ  kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh  nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ  kế  toán chỉ  lập 1 lần cho một nghiệp vụ  kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng,   trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ  ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số  tiền viết   bằng số. Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với   chứng từ  lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả  các liên theo cùng một nội dung   bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều  liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải   đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Thứ  ba, các chứng từ  kế  toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định  cho chứng từ kế toán. Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới   có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ  điện tử  phải có chữ  ký điện tử  theo quy định của pháp   luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không   được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để  chi tiền phải ký   theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống   với chữ  ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ  ký thì chữ  ký lần sau   phải khớp với chữ ký các lần trước đó. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để  giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ  ký kế  toán trưởng được thay bằng chữ  ký của  người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm   vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ  quyền), của kế  toán trưởng (hoặc người được uỷ  quyền) và dấu đóng trên chứng từ  phải  phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên  trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế  toán trưởng (hoặc người được uỷ  quyền) không được ký “thừa uỷ  quyền” của người   đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ  ký của thủ  quỹ, thủ  kho, các nhân viên kế  toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền).   Sổ  đăng ký mẫu chữ  ký phải đánh số  trang, đóng dấu giáp lai do Thủ  trưởng đơn vị  (hoặc   người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu  trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán   khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ  kế  toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy   định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.  Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau: Thứ  nhất, tất cả  các chứng từ  kế  toán do doanh nghiệp lập hoặc từ  bên ngoài chuyển đến  đều phải tập trung vào bộ  phận kế  toán doanh nghiệp. Bộ  phận kế  toán kiểm tra những   chứng từ  kế  toán đó và chỉ  sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ  thì mới  dùng nhữn ...