Tài liệu bồi dưỡng ngạch cán sự và tương đương - Chuyên đề 14: Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính

Chuyên đề "Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính" trang bị những kiến thức, kỹ năng cơ bản về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ để công chức ngạch cán sự vận dụng trong quá trình thực thi công vụ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tài liệu bồi dưỡng ngạch cán sự và tương đương - Chuyên đề 14: Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính Chuyên đề 14 KỸ NĂNG LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ 1. Khái niệm hồ sơ Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 2. Các loại hồ sơ - Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. - Hồ sơ nguyên tắc Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý công việc). - Hồ sơ trình ký Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một văn bản mới. - Hồ sơ nhân sự Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…). 3. Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước - Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ. 180 Trong cơ quan, đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị. - Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng cơ quan quản lý được tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Nhà nước. - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài. II. KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ 1. Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy định. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề đề cập trong các văn bản đó giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm khi sắp kết thúc một năm công tác, chuẩn bị kế hoạch, chương trình công tác của năm mới. Trong thực tế việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước bởi do việc lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư các cơ quan, đơn vị làm chưa tốt, khi chuyển về lưu trữ thường dưới dạng tài liệu bó gói nên trong giai đoạn lưu trữ vẫn phải tiến hành lập hồ sơ. 2. Yêu cầu đối với việc lập hồ sơ 181 a) Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn các loại hình tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc Mọi sự việc, mọi vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác đều có khởi đầu và kết thúc hay có quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề. Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, từ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc về một con người. Ví dụ: Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, băng ghi âm, ghi hình… - Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã có qua đào tạo, bồi dưỡng; những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu… Hồ sơ lập ra phải đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của hồ sơ. Có như vậy mới giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý, không xé lẻ những văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc. 182 Yêu cầu này ...