Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ học

Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ học do ThS. Đặng Thanh Nam biên soạn cung cấp cho các bạn những kiến thức chung về văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ. Mời các bạn tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tài liệu học tập Văn bản và lưu trữ họcTRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒNKHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNGBỘ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGTÀI LIỆU HỌC TẬPVĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỌC(Giảng viên: ThS. Đặng Thanh Nam)TP.Hồ Chí Minh, 20161Chương 1MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢNNhu cầu giao tiếp, trao đổi hoạt động với nhau giữa con người với con người xuất hiệnngay từ khi xã hội loài người được hình thành. Thông qua giao tiếp, con người thể hiện và thựchiện được cuộc sống vật chất, tinh thần của mình. Trong bình diện xã hội, nhu cầu tổ chức cácquan hệ xã hội, bảo đảm những điều kiện thiết yếu cho sự duy trì và phát triển xã hội cũng xuấthiện ngay từ buổi bình minh của loài người. Để thực hiện những nhu cầu trên, con người phải nhờnhững công cụ, cách thức nhất định. Đầu tiên, con người thực hiện giao tiếp thông qua cử chỉ, quacác dấu hiệu được quy ước trong từng cộng đồng, tộc người. Ngôn ngữ và văn bản là những hìnhthức phát triển cao của các công cụ giao tiếp.Ngôn ngữ xuất hiện cùng với quá trình lao động, tổ chức lao động của con người, đánh dấubước tiến lớn của nhân loại, mở ra một cuộc cách mạng thực sự trong hoạt động giao tiếp.Ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết) ra đời tạo tiền đề cho sự xuất hiện mộtcông cụ giao tiếp mới, chất lượng hơn, đó là văn bản. Đến một giai đoạn lịch sử nhất định, khi lựclượng sản xuất của xã hội phát triển, con người phát minh ra giấy và phát hiện ra những ưu việtcủa nó so với các chất liệu mang tin khác như: đá, gỗ, tre, trúc, xương… Và con người đã sử dụngnó thay cho các chất liệu này thì văn bản – theo nguyên nghĩa của từ (là phương tiện ghi chép vàtruyền đạt thông tin) – mới xuất hiện. Như vậy, xét một cách tổng quát, văn bản là một phươngtiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nói cách khác,văn bản là những bản viết hoặc in một loại ngôn ngữ nhất định, thể hiện một lượng thông tin cầnthiết cho hoạt động của cá nhân, tổ chức, cũng như cho việc quản lý xã hội. Trong hoạt động quảnlý, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện hoạt động của các tổ chức và cơ quan.Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ, con người đã tạo ra nhiềucông cụ giao tiếp mới, hiện đại, song văn bản vẫn là công cụ giao tiếp phổ biến, trong một thờigian dài khó có công cụ nào thay thế được.1.1. Khái niệm về văn bảnDưới góc độ ngôn ngữ học, văn bản là hoạt động giao tiếp ở dạng chữ viết, mang tính hoànchỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một giao tiếp nào đó. Theo đó có nhiều thểloại văn bản với phong cách hành văn khác nhau như văn bản phong cách nghệ thuật (văn chương,thơ ca…), văn bản phong cách chính luận (bài báo, thời sự…), văn bản phong cách hành chính(quyết định, báo cáo…).Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất văn bản là vật mang tinđược ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.Như vậy, có thể hiểu chung nhất thì văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tintrên một loại vật liệu, bằng một ngôn ngữ cụ thể và theo một phong cách ngôn ngữ nhất định.2Văn bản hành chính là văn bản được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ,dùng làm phương tiện giao tiếp trong lĩnh vực hành chính của các cơ quan, tổ chức và của các cánhân liên quan đến lĩnh vực hành chính.Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành nhằmthực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.1.2. Phân loại văn bảnTrong xã hội, văn bản gồm có nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng, được banhành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể trong hoạt động quản lý. Việc phân loại văn bản giúp nắmđược tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản nhằm: lựa chọn loại văn bản phù hợptrong việc giải quyết từng trường hợp cụ thể; áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp; quản lýchặt chẽ văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.Có thể phân loại văn bản dưới nhiều góc độ khác nhau dựa vào những đặc điểm về nộidung, hình thức của chúng. Sau đây là một số cách phân loại thường áp dụng:1.2.1. Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản- Văn bản của các cơ quan, tổ chức trong xã hội.- Văn bản của các chức danh nhà nước.- Văn bản của cá nhân.1.2.2. Phân loại theo nguồn gốc của văn bản- Văn bản đi.- Văn bản đến.- Văn bản lưu hành nội bộ.1.2.3. Phân loại theo nội dung và phạm vi sử dụng của văn bản- Văn bản thông dụng.- Văn bản chuyên môn.1.2.4. Phân loại theo phạm vi phổ biến của văn bản- Văn bản mật.- Văn bản nội bộ.- Văn bản phổ biến rộng rãi.1.2.5. Phân loại theo hiệu lực pháp lý của văn bảnTheo Điều 4 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định các hình thứcvăn bản hình thnh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:3- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm phápluật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạmpháp luật ngày 16/12/2002 (Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết đị ...