Thủ Thuật Excel: Dùng tên cho dãy (range name)

Mặc dù các dãy (range) vẫn cho phép bạn làm việc một cách có hiệu quả với các nhóm ô lớn, nhưng có một số khuyết điểm khi sử dụng các tọa độ của một dãy: Bạn không thể làm việc với nhiều hơn một tập hợp dãy trong một lần. Mỗi lần bạn muốn sử dụng một dãy, bạn phải định nghĩa lại tọa độ của nó...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ Thuật Excel: Dùng tên cho dãy (range name) Học Excel -Thủ Thuật Excel Dùng tên cho dãy (range name) Giải pháp dùng tên cho dãy (range name) : Mặc dù các dãy (range) vẫn cho phép bạn làm việc một cách có hiệu quả với các nhóm ô lớn, nhưng có một số khuyết điểm khi sử dụng các tọa độ của một dãy: Bạn không thể làm việc với nhiều hơn một tập hợp dãy trong một lần. Mỗi lần bạn muốn sử dụng một dãy, bạn phải định nghĩa lại tọa độ của nó Ký hiệu dãy không trực giác. Để biết một công thức chẳng hạn như =SUM(E6:E10) đang cộng những giá trị gì, bạn phải xem chính dãy đó mới biết. Một sai sót nhỏ trong việc định nghĩa các tọa độ dãy có thể dẫn đến kết quả tệ hại, nhất là khi bạn xóa một dãy. Bạn có thể khắc phục những vấn đề trên bằng cách sử dụng tên cho dãy (range name), là các tên được gán cho một ô hoặc một dãy ô. Với một tên đã được định nghĩa, bạn có thể sử dụng nó thay thế cho các tọa độ dãy. Ví dụ, để đưa dãy vào công thức, bạn sử dụng tên của dãy đó thay vì chọn dãy hoặc nhập tọa độ của nó. Bạn có thể tạo bao nhiêu tên dãy tùy thích và thậm chí bạn có thể gán nhiều tên cho cùng một dãy. Các tên dãy làm cho các công thức trực giác và dễ đọc. Ví dụ, việc gán tên DSo_8 vào một dãy, chẳng hạn như E6:E10, sẽ làm rõ ngay mục đích của một công thức, chằng hạn như =SUM(DSo_8) nghĩa là tổng doanh số của tháng 8. Các tên dãy cũng tăng tính chính xác của các phép tính với dãy bởi vì bạn không cần phải xác định tọa độ của dãy nữa. Ngoài ra, sử dụng tên cho dãy còn có nhiều ưu điểm sau đây: Các tên dễ nhớ hơn các tọa độ dãy. Các tên không thay đổi khi bạn di chuyển một dãy sang một chỗ khác trong bảng tính. Các dãy được đặt tên tự động điều chỉnh bất cứ khi nào bạn chèn hoặc xóa các hàng, hoặc các cột, trong dãy. Các tên làm cho dễ định hướng một bảng tính hơn. Bạn có thể sử dụng lệnh GoTo để nhảy nhanh đến một dãy đã được đặt tên. Trong những bài sau đây, tôi sẽ trình bày cách đặt tên cho dãy và làm việc với các tên dãy, với hy vọng bạn sẽ thấy được sức mạnh cũng như sự linh hoạt mà các tên dãy mang lại khi bạn làm việc với bảng tính của mình. Đặt tên cho một dãy Các tên dãy có thể hoàn toàn linh hoạt, nhưng bạn cần tuân theo một vài giới hạn và quy tắc sau đây: Tên chỉ có thể có tối đa 255 ký tự. Tên phải bắt đầu với một chữ cái hoặc ký tự gạch dưới (_). Đối với phần còn lại của tên, bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự nào (chữ, số, symbol) ngoại trừ khoảng trắng. Đối với các tên có nhiều từ, bạn nên tách các từ bằng dấu gạch dưới (ví dụ, Số_Tài_Khoản) hoặc bằng cách dùng chữ hoa chữ thường (ví dụ, SốTàiKhoản), vì Excel không phân biệt chữ thường và chữ hoa khi bạn sử dụng tên dãy trong bảng tính. Không sử dụng các địa chỉ ô (chẳng hạn như Q1) hay bất kỳ ký hiệu toán tử nào (+, -, *, /, , và &) bởi vì những ký hiệu này có thể gây rắc rối cho bạn, nhất là khi sử dụng tên dãy trong công thức. Để làm cho việc nhập tên dãy dễ dàng hơn, và nhanh hơn, bạn nên cố gắng đặt tên cho dãy càng ngắn càng tốt nhưng vẫn giữ được ý nghĩa của chúng. Ví dụ: TSoLN_07 dễ nhập hơn Tổng_Số_Lợi_Nhuận_Năm_2007, và (có lẽ) dễ hiểu hơn TSLN07. Không sử dụng các tên có sẵn của Excel. Những tên đó là: Auto_Activate, Auto_Close, Auto_Deactivate, Auto_Open, Consolidate_Area, Criteria, Data_Form, Database, Extract, FilterDatabase, Print_Area, Print_Titles, Recorder, và Sheet_Title. Bạn nên ghi nhớ những quy tắc trên, trước khi học tiếp cách đặt tên cho một dãy. Sử dụng Name Box (hộp Name) để đặt tên cho dãy Name Box (hộp Name) nằm ở phía ngoài cùng bên trái của thanh công thức, trong trường hợp bạn không thấy nó, bạn chọn menu View và đánh dấu chọn Formula Bar. Thường thì Name Boxhiển thị địa chỉ của ô hiện hành, tuy nhiên, nó cũng cung cấp thêm một vài tính năng nhằm giúp bạn làm việc với các tên dãy cách dễ dàng hơn: Sau khi bạn đã đặt tên cho một dãy, tên này sẽ xuất hiện trong Name Box bất cứ khi nào bạn chọn dãy đó (xem minh họa ở hình 2.1) Name Box là một drop-down list (nghĩa là một cái danh sách xổ xuống). Để chọn nhanh một dãy đã được đặt tên, bạn mở danh sách xổ xuống này và chọn tên của dãy mà bạn muốn, Excel sẽ di chuyển ngay đến dãy đó và chọn nó. Phiên bản nào của Excel cũng có Name Box, nhưng Excel 2007 có một tính năng mới rất tiện lợi, là bạn có thể thay đổi kích cỡ của Name Box. Nếu bạn không thể thấy hết tên của dãy hiện hành (do nó dài quá), bạn di chuyển curson (con trỏ chuột) sang mép phải củaName Box (ngay chỗ có một cái núm tròn lõm xuống), curson sẽ biến thành một mũi tên hai đầu nằm ngang, bạn chỉ việc nhấp và rê chuột qua lại để định lại kích cỡ cho Name Box.Hình 2.1.Khi bạn chọn một dãy có tên đã được định nghĩa, tên sẽ xuất hiệntrong Name Box(cụ thể ở đây, Advert ...