Tìm hiểu Kỹ năng điều hành cuộc họp

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tìm hiểu Kỹ năng điều hành cuộc họp 3 kỹ năng cơ bản điều hành cuộc họp thành công Bài viết cập nhật lúc: 05:54 ngày 09/12/2009 Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết qu ả c ủa cuộc họp. Tr ước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh lu ận ch ặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách th ức để t ổ ch ức m ột cuộc họp thành công. Chuẩn bị những thứ cần thiết Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính t ự phát. Quá trình cuộc h ọp di ễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả c ủa cuộc họp không d ễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nh ất trong công tác chu ẩn b ị m ột cu ộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn b ạc m ột cách c ụ th ể. Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các v ấn đ ề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính ch ất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề c ần gi ải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần t ổng h ợp thông tin. Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành ch ủ yếu d ựa vào y ếu t ố này đ ể xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian h ợp lý cho t ừng v ấn đ ề và chú thích th ời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng th ời gian bàn b ạc cho t ừng vấn đề cụ thể. Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả c ủa cuộc h ọp. Tr ước hết b ạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh lu ận ch ặt ch ẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nh ớ thái đ ộ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có c ơ h ội đ ược chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay g ắt hay gây g ổ trong cu ộc họp căng thẳng. Tổng hợp cuộc họp Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp b ạn hãy t ổng k ết l ại nh ững v ấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ th ể cho t ừng thành viên. Nh ắc nh ở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp.Nếu có th ể hãy xin nh ận xét c ủa nh ững thành viên tham gia về cuộc họp mà bạn tổ chức. Điều này giúp bạn rút kinh nghi ệm và làm t ốt h ơn những lần sau. Hãy cố gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc. Theo Exforsys - Dân Trí/Jobs.vietnamnet.vn Theo www.ktdt.com.vn Từ khoa bai viêt 3 kỹ năng cơ bản điều hành cuộc ́ ̀ ́ họp thành công: bàn bạc, cãi lộn, chặt chẽ, chịu trách nhiệm, họp, kỹ năng, mâu thuẫn, nảy sinh, tranh luận, đề cương, điều hành Tin tiếp theo Với vị trí một nhà quản lý hay một người đứng đầu một nhóm, tổ chức và điều hành các cuộc họp với nhân viên cấp dưới là vai trò quan trọng của bạn. Một cuộc họp thành công là khi những người tham dự đều có những sự đóng góp tích cực, mục đích và lịch trình cuộc họp được đảm bảo để tìm gia những giải pháp tối ưu cho những vấn đề được đưa ra thảo luận. Để có một cuộc họp thành công, bạn cần tuân thủ các bước: Lên lịch trình họp: Trước bất cứ cuộc họp nào bạn cần lên lịch trình cuộc họp và thông báo trước cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ động tham gia và có đủ thời gian chuẩn bị những tài liệu liên quan. Một lịch trình họp hợp lý, khoa học sẽ có tác dụng tăng thêm sự hấp dẫn cho những người tham gia ngay từ những giây phút đầu. Lựa chọn các phương pháp họp hiệu quả: Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mỗi cuộc họp mà bạn cần lựa chọn phương pháp điều hành cuộc họp hiệu quả. Với những cuộc họp đòi hỏi phải đưa ra những giải pháp sáng tạo bạn cần lựa chọn không gian và những phương pháp tạo cảm giác thoải mái cho người tham dự. Nguyên tắc chung để có cuộc họp thành công dù bạn chọn phương pháp nào điều quan trọng nhất phải đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những người tham dự. Để huy động sức mạnh tập thể trong các cuộc họp, bạn có thể lựa chọn phương pháp Đồng đội cùng sáng tạo giải quyết vấn đề với sự kết hợp bộ ba công cụ tư duy: Khởi tạo ý tưởng, Sơ đồ tư duy và 6 chiếc mũ tư duy. Xử lý các tình huống ngắt quang: Có nhiều cuộc họp thất bại khi không thể kiểm soát được các tình huống cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ...