Truyền thông cho kế hoạch cải tổ

Tiến hành một số thay đổi vì mục đích duy trì và phát triển công việc chung ở mỗi tổ chức là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên sự thành bại của kế hoạch một phần sẽ bị tác động bởi cách thức mà người lãnh đạo truyền đạt, thông báo những thay đổi sắp diễn ra tới nhân viên của mình
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Truyền thông cho kế hoạch cải tổTruyền thông cho kế hoạch cảitổTiến hành một số thay đổi vì mục đích duy trì và phát triển công việc chung ở mỗi tổchức là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên sự thànhbại của kế hoạch một phần sẽ bị tác động bởi cáchthức mà người lãnh đạo truyền đạt, thông báo nhữngthay đổi sắp diễn ra tới nhân viên của mình.Bởi vậy, ngay khi lên kế hoạch cải tổ, nhà lãnh đạo nên lưuý một số điều quan trọng trong việc thông báo, truyền đạtkế hoạch tới các nhân viên.* Không phải lúc nào cũng chỉ có duy nhất mộtphương thức truyền đạt hiệu quả tới các nhân viên. Các nhà lãnh đạo nên biết rằng mỗisự thay đổi đều mang lại cảm giác không thoải mái chút nào cho nhân viên của họ, và việcthích nghi với điều kiện, môi trường mới cũng khá khó khăn. Bởi vậy, bạn nên thu thập và khaithác thêm những thông tin “bên lề”, dẫn ra những viễn cảnh thật thuyết phục cũng như phổbiến các cách thích nghi với sự thay đổi tới nhân viên.* Trước khi truyền đạt tới nhân viên, lãnh đạo hãy tự hỏi mình một cách chính xácnhững gì sẽ thay đổi và tại sao lại phải thực hiện kế hoạch này. Hãy làm cho bản kếhoạch của bạn thêm sinh động và hiệu quả, đề cập trực tiếp tới những điều bạn muốn tạo nênsự khác biệt rõ rệt trong tổ chức mình. Chẳng hạn như bạn muốn bộ máy tổ chức của mìnhphải năng động và phản ứng nhanh nhạy hơn, vậy đâu là những biểu hiện cụ thể?* Viện đến sự giúp đỡ và tham gia của các chuyên gia trong lĩnh vực giao tiếp ngay khilập kế hoạch. Thông thường các luật sư hay chuyên gia trong những lĩnh vực khác chỉ quantâm đến việc làm sao cho công việc cải tổ được tiến hành hợp lệ và tiết kiệm. Tuy nhiên, kếhoạch có thể sẽ phải đối mặt với những lời đàm tiếu và phản ứng gay gắt của các nhân viên,và những lúc như thế thì chính những người có chuyên môn trong lĩnh vực giao tiếp mới thựcsự nắm bắt được những phản ứng của người lao động và hiểu được họ cần gì ở nhà lãnh đạo.* Nên thông báo kế hoạch cải tổ tới nhân viên càng sớm càng tốt. Không nên để tìnhtrạng bắt đầu đến ngày thực hiện kế hoạch cải tổ rồi nhân viên mới được biết.* Cân nhắc giữa chất lượng và số lượng thông tin truyền đạt cho nhân viên. Rất nhiềulãnh đạo các tổ chức cho rằng họ không nên truyền đạt quá nhiều thông tin về kế hoạch cải tổtrong tổ chức của mình. Tuy nhiên, bạn cũng đừng nên tập trung vào việc truyền đạt nhiềuthông tin chắc nịch và mang nặng tính cam kết tới nhân viên.* Chú ý tới khoảng thời gian cần thiết cho mọi sự thay đổi. Một số lãnh đạo không dự trùđược khoảng thời gian cần thiết cho kế hoạch cải tổ trong tổ chức của mình. Hãy nhận thứccông việc của bạn là đang nỗ lực để thay đổi những thói quen đã ăn sâu vào mỗi con ngườitrong tổ chức, điều này không dễ diễn ra trong một tuần hay thậm chí một năm.* Sử dụng đa dạng các phương thức truyền đạt thông tin tới nhân viên. Không nên thôngbáo kế hoạch thay đổi tới nhân viên của bạn chỉ thông qua email hoặc trang web riêng củacông ty. Sử dụng càng nhiều tài liệu và thông báo lặp đi lặp lại càng nhiều, hiệu quả của việctuyên truyền sẽ càng cao.* Tạo cơ hội cho các nhân viên được tham gia đóng góp, bày tỏ ý kiến xung quanh kếhoạch cải tổ. Với việc tạo nên không gian giao tiếp cởi mở với nhân viên, biến họ thành mộtphần quan trọng trong toàn bộ quá trình, bạn sẽ bớt lo ngại hơn về những mối nguy hiểm tiềmtàng ngay bên trong nội bộ tổ chức, chẳng hạn như những kẻ có mưu đồ phá hoại kế hoạch. Quang DũngTheo The INC