TỰ HỌC EXCEL 2007 - TUYỆT CHIÊU TRONG EXCEL2007

Tham khảo tài liệu tự học excel 2007 - tuyệt chiêu trong excel2007, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
TỰ HỌC EXCEL 2007 - TUYỆT CHIÊU TRONG EXCEL20071 NhữngtuyệtchiêutrongExcelNguồn: http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=14768Lờinóiđầu:Trongquátrìnhthựchiệnmộtbảngtính,chúngtacóthểmắcphảivôsốlỗi,hoặccóthểmắcphải nhữngsailầmngớngẩn,vàthườngkhôngđểýtớinhữngcáicóthểgiúpchúngtaxửlýbảngtính nhanhhơn,gọngànghơn...XinhânhạnhgiớithiệuđếncácbạncuốnsáchMộtngàymộttuyệt chiêu,lượcdịchtừcuốnExcelHacks,củahaitácgiảDavidvàRainaHawley.Nhữngtuyệt chiêunàysẽgiúpbạntránhđượcnhữnglỗi,vàlàmviệcvớibảngtínhmộtcáchcóhiệuquảhơn.TrướckhinóiđếncáctuyệtchiêucủaExcel,xinnóisơquamộtchútvềmộtsốthủthuậtvàquy tắccơbản,nhữngđiềusẽgiúpcácbạnthựchiệnnhữngtuyệtchiêuđượcnóiđếntrongcác phầnsaucáchdễdànghơn.Excellàmộtphầnmềmbảngtínhrấtmạnh,vàbạncóthểlàmđược nhữngđiềukhôngthểtinnổivớinó.Nhưngkhôngmay,cónhiềungườithiếtkếbảngtínhcủa mìnhvớiquánhiềusựloxa,cẩnthậnquámứccầnthiết,vàlàmchonótrởnênphứctạphơnlà nóđángbịnhưvậy.Phầnmởđầunàysẽmáchchobạnmộtsốthủthuậtvàquytắcmànếubạn làmtheo,bạnsẽthấychúngrấthiệuquả.Xinnóithêm,tấtcảcácchiêuđượctrìnhbàysauđây,đaphầnlàviếtchoExcel2007.Nếunó cũngcóthểápdụngchocácphiênbảntrước,chúngtôisẽchúthíchởngaybêncạnh:(VớiExcel 2003trởvềtrước,thì...)Quytắc80/20Cólẽviệcquantrọngnhấtkhithựchiệnmộtbảngtínhlàdànhmộtthờigianđểnghiêncứu,xemxétcáchbốtrídữliệu,tínhtrướcnhữngviệcmìnhcầnlàm.Vàđừngbaogiờnghĩrằngsaukhihoànthành,tôisẽkhôngcầnphảithêmvàođócácdữliệuhoặccáccôngthứckhác,vìbạnsẽluônlàmngượclại.Điềunàycónghĩarằng,bạnnêndànhkhoảng80%thờigianđểlênkếhoạchchomộtbảngtínhvàkhoảng20%thờigianđểthựchiệnbảngtínhđó.Chodùrằng,việcnàycóvẻkhôngcầnthiếtvớinhữngbảngtínhnhỏ,nhưngbảođảmrằng,nếu 2bạnquantâmđếnđiềutôivừanóiởtrên,thìvềlâuvềdài,bạnsẽtránhđượcnhữngcựcnhọckhiphảicứphảisửađisửalạibảngtínhcủamình,vàdễdàngthựchiệnđượcnhữngbảngtínhlớnsaukhiđãdànhchonómộtthờigianđểlênkếhoạchthựchiện.Nênnhớrằng,cácbảngtínhphảiluônmanglạichongườidùngnhữngthôngtinchínhxác,chứkhôngphảilàthôngtinchỉchínhxáctrongmộttrườnghợpnàođó.NhữngmẹonhỏvềcấutrúcmộtbảngtínhMộttrongnhữnglỗimàchúngtahaymắcphảikhitạomộtbảngtính,làchúngtakhôngthiếtlậpvàtrìnhbàydữliệutheocáicáchmàExcelvàcáctínhnăngcủanómongđợi.Sauđâylàmộtsốlỗiphổbiếnchúngtahaymắcphảikhithiếtlậpmộtbảngtính: • Bốtrídữliệutrongnhiềubảngtính(WorkBook)khácnhau • Bốtrídữliệutrongnhiềutrangtính(WorkSheet)khácnhau • Bốtrídữliệutrongnhiềubảng(Table)khácnhau • Cónhữnghàngtrốngvàcộttrốngtrongkhốidữliệu(database) • Bỏtrốngnhữngôcódữliệugiốngnhau(cùngchungmộtngày,cùngchungmộtđơnvịtính, v.v...)Bađiểmđầutiêntrênđâychỉmuốnnóiđếnmộtđiều:Bạnnênluônluôncốgắngđểgiữcácmốiliênquangiữacácdữliệuđượcliêntụctrongcùngmộtbảngdữliệu.Tôiđãthấyrấtnhiềucácbảngtínhkhôngđượctrìnhbàytheocáiquytắcrấtđơngiảnnày,vàchínhvìvậy,cácbảngtínhđókhôngthểtậndụngđượctốiđacáctínhnăngmạnhmẽcủaExcelnhưPivotTable,SubTotal...Bạnchỉcóthểsửdụngcáctínhnăngnàykhibạngomhếtdữliệucủabạnvàotrongmộtbảngthậtđơngiản.KhôngphảingẫunhiênmàExcelcó1.048.567hàng(65.536hàngtrongExcel2003trởvềtrước)màlạichỉcó16.384cột(256cộttrongExcel2003trởvềtrước).Điềunàycóýnóirằng,bạnnênthiếtlậpdữliệucủamìnhvớicáctiêuđềcộtnằmởhàngtrêncùng,vàcácdữliệucóliênquanthìnằmliêntụcởbêndướitiêuđềcủanó.Nếunhưbạncónhữngdữliệuđượclặplạihailầnhoặcnhiềulầntrongcáchàngcủacùngmộtcột(cácngàytháng,cácloạiđơnvịtínhchẳnghạn),bạnhãychốnglạisựcámdỗbỏtrốngcácôđó.Hãycốgắngsắpxếp(sort)dữliệucủabạnbấtcứkhinàocóthể.Excelcórấtnhiềunhữngcôngcụđểtìmkiếmvàthamchiếucôngthức,vàmộtsốkhôngnhỏtrongđó,đòihỏidữliệuphảiđượcsắpxếptheomộtthứtựhợplý.Việcphânloạicũngsẽgiúpíchđángkểchotốcđộxửlýcủamộtsốcáchàm.NhữngmẹonhỏkhiđịnhdạngNgoàiviệcthiếtkếcấutrúccủabảngtínhchohợplý,việcđịnhdạngchonócũnglàmộtvấnđềcầnbànđến.Mặcdùmộtbảngtínhnênđượcđịnhdạngsaochodễđọcvàdễtheodõi,nhưngchúngtaítkhinghĩđếnviệcsửdụngthờigianchocóhiệuquả.Hãyluônluônđịnhdạngthậtđơngiản.Rấtnhiềungườilãngphíthờigianvàoviệcđịnhdạngmộtbảngtínhmặc ...