Văn hóa e-mail trong công sở

Công sở là nơi mà (đa số) người ta ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nói suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, và e-mail là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giao tiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc, đặc biệt là buôn chuyện.Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "Nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.Khởi đầu ngày...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Văn hóa e-mail trong công sở Văn hóa e-mail trong công sở Công sở là nơi mà (đa số) người ta ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nóisuốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, và e-mail là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giaotiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc, đặc biệt là buôn chuyện. Dẫu chưa đạt tới công lực thâm hậu theo kiểu Nhất ngôn cửu đỉnh (mộtlời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phímsa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy. Khởi đầu ngày mới: Check mail Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa gópphần tạo ra một loại sản phẩm hàng loạt, một khái niệm đặc thù: công dân vănphòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gầnnhư chừng ấy nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cáibọc vô hình, đó là e-mail. Một cách công bằng thì, chính các công cụ tin nhắn tức thời (IM - instantmessage) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng,điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuynhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giảiquyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sựlà một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng. Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượngnhân sự lớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chattrực tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự củamột công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị khôngcho phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sửdụng hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái khó, lại... ló cái khôn:H. dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để chat với mọi người trong vàngoài công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyềntay nhau các mảnh giấy. Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tứchàng ngày, thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (chophép sử dụng web) hàng ngày vẫn đều đều copy những mẩu tin, bài viết đángchú ý trên các website, paste vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lantruyền, e-mail này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người cùng cảnhngộ. Vậy là, ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do đểchăm chỉ check mail khởi đầu ngày làm việc mới. Send không đơn giản là cú click! Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Cóthể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu hậu kiểm vô cùngquan trọng này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: Bút sa gà chết; thì trênmáy tính cũng vậy: phím sa, có người gặp rắc rối. Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-maillưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Khôngnhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với mộtsố người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiềubất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ luận hơn e-mail có dấu mà lạiđược gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ vănbản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nêndùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này. Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời ngườigửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dungmuốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cầnthiết, đóng vai trò một lý lịch trích ngang tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danhchính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ. Tai nạn e-mail Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng chữacháy. D., trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở:Mình hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thìgửi cho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại xi xi thêm chokhách hàng. Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhânviên tại một công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảmhứng từ vần uôi với ôn mà gửi cho... đối tác. Xi xi quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhândẫn đến những tai nạn trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửimail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên xi xi thêm cho người có quyềnlợi và nghĩa vụ liên quan XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nêngay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZthành công chứng cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy bất mãn vớichế độ đãi ngộ trong một dự án của công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail thanthở với toàn bộ thành viên công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trựctiếp. Ứng xử văn minh Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải làngười có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí làgửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tươngứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mailcông sở: 1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợiphản hồi như thế nào. Đương nhiên là ngay sau khi cũng có biên độ của nó,nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên cómột e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽtrả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địachỉ mà b ...