Bài giảng Quản trị học: Phần 2 - ThS. Lê Thị Bích Ngọc

Nối tiếp phần 1, "Bài giảng Quản trị học: Phần 2 - ThS. Lê Thị Bích Ngọc" tiếp tục trình bày những nội dung về chức năng hoạch định; hoạch định chiến lược; hoạch định tác nghiệp; chức năng tổ chức; cơ cấu tổ chức; sự phối hợp trong tổ chức; chức năng lãnh đạo; các nội dung cơ bản của lãnh đạo trong tổ chức; chức năng kiểm tra; những vấn đề của quản trị học hiện đại;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị học: Phần 2 - ThS. Lê Thị Bích Ngọc BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG  BÀI GIẢNG MÔN QUẢN TRỊ HỌC BIÊN SOẠN: Th.S Lê Thị Bích Ngọc Hà Nội, tháng 12 năm 2016 Chương 6 Chức năng hoạch định CHƢƠNG 6- CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 6.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH 6.1.1. Khái niệm hoạch định Là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự phát triển và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tƣơng lai. Hoạch định đƣợc bắt đầu bằng việc xác định đƣờng lối một cách có ý thức và đƣa ra các quyết định trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá nhận định. Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt đƣợc mục tiêu. 6.1.2. Lý do phải hoạch định - Sự hạn chế của các nguồn Tài nguyên. - Tính không chắc chắn của môi trƣờng: thể hiện dƣới 3 khía cạnh. + Tình trạng không chắc chắn: toàn bộ hoặc một phần của môi trƣờng không thể tiên đoán đƣợc. + Hậu quả không chắc chắn: Mặc dù đã rất cố gắng nhƣng các nhà quản trị vẫn không tiên đoán đƣợc kết quả nhƣ thế nào. + Sự phản ứng không chắc chắn: các nhà quản trị khi đƣa ra quyết định của mình cũng không chắc chắn rằng đó là đúng; không thể tiên đoán đƣợc một quyết định cụ thể hay sự phản ứng của tổ chức đối với những biến động của môi trƣờng. 6.1.3. Vai trò của hoạch định  Bất kỳ một tổ chức nào trong tƣơng lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trong trƣờng hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tƣơng lai. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra đƣợc tƣơng lai. Nó sẽ làm tăng khả năng đạt đƣợc các kết quả mong muốn của tổ chức.  Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lƣợc có hiệu quả. Hoạch định có thể có ảnh hƣởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức. Nhờ hoạch định trƣớc, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trƣờng và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trƣờng. Các tổ chức thành công thƣờng cố gắng kiểm soát tƣơng lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hƣởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Thông thƣờng tổ chức nào không thích nghi đƣợc với sự thay đổi của môi trƣờng thì sẽ bị tan vỡ. Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trƣờng kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn. Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hƣớng trong tƣơng lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lƣợc để theo đuổi các mục tiêu này. 116 Chương 6 Chức năng hoạch định  Hƣớng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau.  Hoạch định là nền tảng cần thiết cho sự phối hợp các hoạt động của tổ chức, phối hợp giữa các bộ phận và giữa các thành viên với nhau. Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi ngƣời trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt đƣợc sẽ cao hơn.  Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng. 6.1.4. Các loại hoạch định Hoạch định thƣờng đƣợc phân loại theo nhiều cách khác nhau nhƣ dựa vào thời gian (hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn và hoạch định dài hạn), cấp độ (hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô), mức độ (hoạch định chiến lƣợc, hoạch định tác nghiệp), phạm vi (hoạch định toàn diện, hoạch định từng phần), và lĩnh vực kinh doanh (dịch vụ, tài chính, nhân sự v.v...). Theo J. Stoner, hệ thống hoạch định của một tổ chức bao gồm hoạch định mục tiêu, hoạch định chiến lƣợc, hoạch định tác nghiệp. Các kế hoạch tác nghiệp đƣợc phân thành 2 nhóm: (1) kế hoạch đơn dụng (cho những hoạt động không lặp lại) gồm có ngân sách, chƣơng trình và dự án; và (2) kế hoạch thƣờng xuyên (cho những hoạt động lặp lại) bao gồm chính sách, thủ tục và qui định. Hệ thống hoạch định theo cách phân loại của J. Stoner đƣợc trình bày trong Hình 6.1 dƣới đây  Nhiệm vụ và mục đích Nhiệm vụ hay mục đích giải thích lý do mà một tổ chức tồn tại và phát triển. Tất nhiên bất kỳ tổ chức nào tồn tại cũng nhằm đáp ứng cho xã hội nhu cầu nào đó. Ví dụ nhƣ nhiệm vụ của tổ chức là cung cấp sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng và nhiệm vụ của trƣờng đại học là giảng dạy và nghiên cứu.  Mục tiêu Mục tiêu là các kết quả mong đợi mà một tổ chức nhắm đến trong tƣơng lai. Trong một tổ chức hệ thống mục tiêu bao gồm mục tiêu của tổ chức và mục tiêu bộ phận. Các mục tiêu này cần phải phù hợp với nhau.  Các chiến lƣợc Chiến lƣợc đƣợc dùng để chỉ ra các chính sách và chƣơng trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt đƣợc các mục tiêu toàn diện.  Các chính sách Các chính sách là những kế hoạch bao gồm các điều khoản và những qui định chung để hƣớng dẫn hoặc khai thông những suy nghĩ và hành động khi quyết định. Các chính sách đảm bảo cho các quyết định phù hợp với mục tiêu. Ví dụ nhƣ chính sách tài chính, chính sách tuyển dụng... 117 Chương 6 Chức năng hoạch định Hình 6.1 - Hệ thống hoạch định của tổ chức  Các thủ tục Các thủ tục là những sự hƣớng dẫn về hành động phải tuân theo để thực hiện một công việc nào đó. Chúng chỉ ra một cách chi tiết côn ...