Các phương thức giao tiếp

Tham khảo tài liệu các phương thức giao tiếp, kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Các phương thức giao tiếp Các phương thức giao tiếpGiao tiếp diễn ra trong một tổ chức trên cơ sở con người cố gắng thỏa mãn06 nhu cầu sau đây: Cảm giác được tôn trọng Chia sẻ hoặc thu thập thông tin Được thấu hiểu và tôn trọng Giải thích sự thay đổi của hành vi Tạo niềm hứng khởi và giảm buồn chán Tránh những tình huống không như mong đợi, như sự im lặng hoặc sự chạm trán.Những phương tiện được sử dụng để thỏa mãn những nhu cầu nêu trên baogồm nghe, nói, đọc và viết.1) Nghe:Rất nhiều học thuyết đã chỉ ra tầm quan trọng của việc nghe như là một kỹnăng giao tiếp. Họ cũng chỉ ra rằng rất nhiều người trong chúng ta bỏ ra 70-80% thời gian sinh hoạt cho các hoạt động giao tiếp. Trong khoảng thời gianđó, chúng ta dành 9% cho việc viết, 16% cho việc đọc, 30% cho việc nói và45% cho việc nghe. Những học thuyết này cũng khẳng định rằng hầu hếtchúng ta đều là những người nghe tồi và không hiệu quả. Hiệu quả nghe củahầu hết người nghe đều ở mức thấp hơn 25%. Học thuyết cũng chỉ ra rằngngay sau khi lắng nghe một bài diễn thuyết kéo dài 10 phút, trung bình ngườinghe chỉ có thể tiếp thu, hiểu và đánh giá chỉ bằng một nửa những người gìkhác đã truyền đạt.Nhìn chung, con người sẽ nhớ:- 10% những gì họ đọc.- 20% những gì họ nghe.- 30% những gì họ thấy.- 50% những gì họ nghe và thấy.- 70% những gì họ nói và viết.- 90% những gì họ nói và làm.Học giả Stephen Covey đã chỉ ra sự khác biệt giữa những người nghe có chủtâm để đáp lại và những người nghe có chủ tâm để thấu hiểu. Bởi vì việcnghe là một nhân tố quan trọng đối với thành công của một doanh nghiệp,cần ghi nhớ 07 điều không nên để có cách giao tiếp bằng ngôn từ hiệu quả.Điều 1: Tiếp nhậnQuá trình này diễn ra khi con nguời để tâm đến những gì người khác nói vàghi nhận những gì anh ta cho là đúng. Nói chung, một người tiếp nhận sẽ đáplại lời nói của người khác bằng câu “vâng đúng vậy, nhưng….”.Điều 2: Đoán ýMột người đoán ý thì thường xuyên bỏ sót những thông tin quan trọng bởi vìhọ quá bận rộn với việc đoán động cơ của người nói thông qua những gìngười đó nói, và cố gắng tìm ra những động cơ đó.Điều 3: Đánh giá thấpĐiều này xảy ra khi người nghe không có sự tôn trọng đối với người nói.Những gì người nói đang diễn đạt có thể là 100% đúng, nhưng người nghesẽ phủ nhận một cách thầm kín hoặc công khai những điều đang được truyềnđạt với nhiều lý do khác nhau. Những người đánh giá thấp lời nói của ngườikhác thường xuyên bỏ lỡ những giải pháp cho các vấn đề đơn giản vì họkhông thích chấp nhận. Một nội dung truyền đạt bị đánh giá thấp thường xảyra khi người nói không phải là một người truyền đạt giỏi.Điều 4: Liên hệNgười liên hệ là người luôn luôn tìm kiếm xem xét nền tảng vốn có của họ vàso sánh chúng với những gì người nói đang diễn đạt. Người liên hệ thườngrất coi trọng bản thân, và những gì họ nghe đều được đem ra so sánh hoặcđối chiếu với kinh nghiệm vốn có của chính họ.Điều 5: Nhắc đi nhắc lạiĐiều này cản trở quá trình nghe bởi vì người nghe chỉ đợi người nói kết thúcnhững điều họ truyền đạt thì anh ta lại bắt đầu nói tiếp. Trong khi một ngườiđang nói, người nghe chỉ nghĩ đến việc làm sao để tiếp lời người nói.Điều 6: Dự đoánLà một người luôn có một ý tưởng từ những điều người nói truyền đạt và dựđoán điều đó trong tương lai sẽ thế nào. Việc dự đoán có thể nảy sinh dongười nghe cảm thấy nhàm chán với chủ đề đang được truyền đạt hoặc chỉđơn giản là trong đầu họ tự động nghĩ đến những dự đoán trong tương lai.Điều 7: Xoa dịuĐây là điều xấu nhất trong tất cả các yếu tố ảnh hưởng quá trình nghe, việcđồng ý bắt nguồn từ ý thức cố tình xoa dịu đối với những gì người khác nóinhằm tránh mâu thuẫn trong quá trình giao tiếp.Có một vài phương thức hiệu quả được sử dụng để trở thành một ngườinghe năng động. Những phương thức này bao gồm biểu hiện bằng ngôn ngữvà phi ngôn ngư. Chúng làm cho người nghe phải chú ý và cảm thấy hứngthú với những gì họ đang tiếp nhận.Những phương cách phi ngôn ngữ bao gồm: Giao tiếp bằng mắt Những biểu hiện của gương mặt Hành động của cơ thể Sự im lặng Sự đụng chạmNhững phương cách ngôn ngữ bao gồm: Tôi đang lắng nghe... Sự tiết lộ Các tuyên bố có hiệu lực Sự hỗ trợ Sự phản ánh.Việc sử dụng “ Tôi - thông điệp” rất quan trọng trong việc hỗ trợ truyền đạtcảm giác của một người đến những người còn lại trong nhóm. Nếu nhữngcảm xúc không được biểu hiện, chúng sẽ được ẩn chứa đằng sau nhómngười đó. “Tôi- thông điệp” cũng cung cấp một cơ chế mềm cho các sự mâuthuẫn và chỉnh sửa, trong đó đại từ Tôi được dùng có vẻ mềm mại hơn làbạn.Hầu hết các thông điệp được gửi tới mọi người về hành vi của họ là nhữngthông điệp mang tính chất bạn – thông điệp chỉ rõ đối tượng tiếp nhận.Những thông điệp này làm tổn thương người tiếp nhận, làm họ có cảm giáctội lỗi, và làm cho họ không muốn thay đổi. Một thông điệp mang tính chất ...