Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý: Phần 2 - TS. Trần Thị Song Minh

Phần 2 cuốn sách giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" trình bày các nội dung: Hệ thống cử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định, hệ thống thôn tin tài chính, hệ thống thông tin marketing, hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh, hệ thống thôn tin nguồn nhân lực, các hệ thống thôn tin tích hợp trong kinh doanh,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý: Phần 2 - TS. Trần Thị Song Minh Chương 7 HỆ THÓNG X Ử LÝ GIAO DỊCH Nội d un g tóm tắt 7.1. T ổng quan về hệ thống xử lý giao dịch 7.2. Các ứng dụng xừ lý giao dịch 7.3. V ấn đề kiểm soát và quản lý hệ thống xử lý giao dịch M ục đích Sau khi học xong chươ ng này, người học cần đạt được các yêu cầu sau đây: 1. X ác định được các hoạt động cơ bàn và các m ục tiêu chung của các hệ thống x ử lý giao dịch. 2. M ô tả được các yếu tố đầu vào, đầu ra và x ử lý của hệ thống xử lý giao dịch trong m ột số nghiệp vụ điển hình: x ử lý đơn hàng, m ua hàng và kế toán. 3. Ý thức được nhu cầu về phương án dự phòng và kế hoạch phục hồi sau sự cố hệ thống xử lý giao dịch. 7.1. T Ổ N G Q U A N V È H Ệ T H Ố N G x ử LÝ G IA O DỊC H Hệ thông thông tin trợ giúp Thông tin lãnh đạo Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống xử lý giao dịch Dữ liệu Hình 7-1. Các hệ thống thông tin theo mức hỗ trợ ra quyết định. H ệ thống xử lý giao dịch được xem như hệ thống cơ sở cùa tất cà các hệ thống thông tin khác, nó cung cấp dữ liệu cho các hệ thống thông tin 171 quản lý, hộ thống thông tin trạ giúp ra quyết định và một số HTTT khác dc các hệ thống này đạt được mục tiêu đề ra (hình 7.1). Khi dịch chuyển từ Hệ thống xử lý giao dịch lên các HTTT bèn trên, tính thù tục giảm dần, nhưng mức độ hỗ trợ ra quyết định tăng lên. H ệ thống xử lý giao dịch (TPS- Transaction Processing System ) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các C SD L và các thiết bị để ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành. Các hệ thống loại này được đưa vào sừ dụng từ những năm 50 với mục đích chính là giảm chi phí giao dịch bàng cách tự dộng hóa nhiều hệ thống nghiệp vụ. D úng như tên gọi cùa hệ thống, hệ thống xử lý giao dịch xừ lý các dữ liệu phát sinh từ các giao dịch m à tồ chức thực hiện với khách hàng (bán hàng) hoặc với nhà cung cấp (m ua hàng) hoặc với những người cho vay (vay dài hạn) hoặc với chính nhân viên cùa tồ chức (tạm ứng). Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cá các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động cùa tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như xử lý lương, lập dơn đặt hàng, hỏa dơn bán hàng, theo dõi khách hàng (hình 7-2). H ìn h 7-2. M ô hìn h hệ th ố n g x ứ lý g iao d ịc h . 172 7.1.1. C ác đặc trung cúa hệ thống xử lý giao dịch Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch đều có những đặc điềm chung sau đây: - X ử lý nhanh và hiệu quà một khối lượng lớn dữ liệu đầu vào và đầu ra; - Thực hiện hiệu chinh chính xác dữ liệu nham đàm bào rằng các dữ liệu được lưu giữ trong hệ thống là chính xác và có tính cập nhật nhất; - Trong hệ thống xừ lý giao dịch luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề liên quan den an toàn hệ thống; - Hệ thống xừ lý giao dịch hồ trợ hoạt động tác nghiệp của nhiều phòng ban bộ phận nên rủi ro xáy ra đối với những hệ thống này có thê ảnh hưcỳng nghicni trọng den hoạt dộng cùa tô chức. 7.1.2. C ác hoạt động xử lý giao dịch T ất cả các hệ thống xừ lý giao dịch dều thực hiện những hoạt động xử lý dữ liệu cơ bản, the hiện bằng chu trình xử lý giao dịch sau: thu thập dữ liệu, kiểm tra d ữ liệu, hiệu chình d ữ liệu, xử lý dữ liệu, lun trữ dữ liệu và tạo báo cáo (I lình 7-3). H ìn h 7-3. C á c h o ạ t đ ộ n g c ơ b à n củ a hệ th ố n g x ử lý giao dịch. 173 Giai đoạn thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu là quá trình thu thập tất cả các dữ liệu cần thết để hoàn tát giao dịch. Q uá trình thu thập dữ liệu có thể được thực hiện thù công (dùng bàn phím ) hoặc tự động (dùng các máy quét và hệ thống POS) để thu thập dữ liệu vào hệ thống. Đọc m ã vạch UPC bằng thiết bị quét sẽ nhanh và chính xác hom rất nhiều so với việc nhập dữ liệu từ bàn phím bởi nhân viên bán hàng. Sau khi quét mã vạch cùa một mặt hàng, hệ thống POS sẽ tra cứu giá cùa mặt hàng đó trong CSD L giá cả, trên cơ sờ đó lập và in hóa đơn cho khách hàng. Các dữ liệu khác về giao dịch bán hàng như số lượng, đom giá bán, ngày bán... cũng được hệ thống cập nhật vào CSD L hàng tồn kho và CSD L bán hàng. CSDL hàng tồn kho sau đó được sừ dụng để lên các báo cáo cành báo các nhà quản lý hàng tồn kho lập đom đặt hàng mới và CSDL bán hàng sẽ được dùng cho phân tích kinh doanh của tổ chức (Hình 7-4). Hình 7-4. Hệ thống xử lý giao dịch POS. Giai đoạn kiêm tra dữ liệu Kiểm tra dữ liệu được thực hiện nhằm xác định tính hợp lệ và tính đầy đủ của dữ liệu, nhàm xác định những vấn đề có thể xảy ra đối với dữ liệu. 174 Giai đoạn hiệu chình dữ liệu H iệu chinh dữ liệu là hoạt động hết sức cần thiết, đó có thể là việc gõ lại các d ữ liệu đã gõ sai trước đó vào hệ thống. Giai đoạn xử lý dữ liệu G iai đoạn xử lý dữ liệu thực hiện tính toán và các xử lý khác liên quan đến các giao dịch nghiệp vụ như sáp xếp, tính toán, tồng hợp dữ liệu theo các chi tiêu khác nhau. Giai đoạn lưu trữ dử liệu Lưu trữ dữ liệu là hoạt động cập nhật vào m ột hay nhiều cơ sở dừ liệu các giao dịch m ới, các dĩr liệu này lại có thể được xừ lý tiếp theo bời các hệ thống khác như H TTT quàn lý hay H TTT trợ giúp ra quyết định. Giai đoạn lạo các tài liệu nghiệp vụ G iai đoạn cuối cùng cùa chu kỳ xử lý giao dịch là tạo tài liệu, đó có thể là các bảng kê hay báo cáo ở dạng sao cứng (in ra giấy) hay sao mềm (đưa ra m àn hình). 7.1.3. C ác chế độ xử lý giao dịch M ộ t trong những điểm cơ bản nhất để phân biệt sự khác nha ...