Giáo trình Soạn thảo văn bản: Phần 2 - Trường CĐ Kỹ Nghệ II

Giáo trình Soạn thảo văn bản: Phần 2 trang bị cho người học những kiến thức về công tác văn thư-lưu trữ và các hoạt động giao tiếp như nghiệp vụ giao tiếp hành chính; đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, tác phong, nếp sống trong công sở. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Soạn thảo văn bản: Phần 2 - Trường CĐ Kỹ Nghệ II Trang 108 CHƯƠNG 4. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Giới thiệu Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư; - Trình bày được các nguyên tắc chung và nghiệp vụ cụ thể đối với việc quản lý văn bản đến, văn bản đi; - Bảo quản và sử dụng con dấu đúng yêucầuchuyên môn nghiệp vụ; - Tổ chức lập hồ sơ công việc đúng yêucầuchuyên môn nghiệp vụ; - Cẩn thận, nghiêm túc trong khi nghiên cứu và thực hành. Nội dung chính 1. Công tác văn thư Để hoạt động quản lý của cơ quan có hiệu quả, lãnh đạo cơ quan cần nắm được những nguồn thông tin đầy đủ chính xác về những vấn đề, sự việc có liên quan. Trong đó nguồn thông tin được thể hiện dưới văn bản quản lý là nguồn Giáo trình Soạn thảo văn bản Trang 109 chủ yếu và đáng tin cậy nhất. Bởi chúng liên quan chặt chẽ tới chức năng nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Nguồn thông tin này để đến được lãnh đạo, cán bộ viên chức trong cơ quan, cơ quan cấp trên, cấp dưới đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư. Do đó để hiểu được công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, chúng ta cần hiểu rõ những lý luận cơ bản như sau: 1.1. Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu Văn thư là từ gốc Hán dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành công việc chung. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội - kinh tế, dùng để nghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt của công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với văn bản. Những công việc xử lý này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư, nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức. Để làm tốt công tác văn thư trong phạm vi cả nước, nhà nước ta đã đưa ra nguyên tắc và yêu cầu chung cho công tác này. Về nguyên tắc, công tác văn thư phải được quản lý tập trung thống nhất tại mọi cơ quan, tổ chức. Về yêu cầu, công tác văn thư phải đảm bảo nhanh chóng kịp thời; chính xác; đảm bảo bí mật, không ngừng hiện đại hóa. Giáo trình Soạn thảo văn bản Trang 110 1.2. Vị trí, ý nghĩa Thông qua thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư đang ngày càng khẳng định tầm quan trọng và vị thế của mình. Công tác văn thư chính là hoạt động đảm bảo thông tin trên văn bản, phục vụ công tác quản lý nên công tác văn thư có vai trò quan trọng, không thể thiếu được trong hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội, có vai trò rất quan trọng trong công tác văn phòng, có mối liên hệ hữu cơ với công tác lưu trữ trong hoạt động của mọi cơ quan tổ chức. Về ý nghĩa, công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với mọi cơ quan tổ chức. Thứ nhất, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác. Nếu công tác văn thư được làm tốt thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt. Thứ hai, góp phần phòng chống bệnh quan liêu giấy tờ. Các cơ quan làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc thực hiện tiết kiệm, ngăn ngừa tệ quan liêu giấy tờ này sinh phát triển. Thứ ba, góp phần giữ gìn bí mật nhà nước và tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ, bởi vì tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lư trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước. 1.3. Nội dung nghiệp vụ Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý nên có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và thực hiện công tác văn thư. Công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào sự phát triển của mọi cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, công tác văn thư bao gồm các công việc sau: 1.3.1. Quản lý văn bản đến Khái niệm văn bản đến Giáo trình Soạn thảo văn bản Trang 111 Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. Quy trình quản lý văn bản đến - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nh ...