Liên kết động trong Excel

Chúng ta biết đến chức năng Link Manager như một công cụ quản lý các liên kết bên ngoài, từ Workbook hiện hành với 1 hay nhiều Workbook khác. Người dùng Excel thường gặp hộp thoại Edit or Update link nếu Workbook liên kết chưa mở.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Liên kết động trong Excel Liên kết động trong ExcelChúng ta biết đến chức năng Link Manager nhưmột công cụ quản lý các liên kết bên ngoài, từWorkbook hiện hành với 1 hay nhiều Workbookkhác. Người dùng Excel thường gặp hộp thoạiEdit or Update link nếu Workbook liên kết chưamở. Dĩ nhiên là bạn có thể tắt chức năng cảnh báonày bằng tuỳ chọn Dont alert... trong StartupPrompt.Tuy nhiên bạn vẫn có thể gặp rắc rối nếu như cố gắngcập nhật liên kết từ một Workbook chưa mở, khôngtồn tại do di chuyển hoặc đổi tên.Một ví dụ điển hình khác, bạn có một Workbook baogồm nhiều Name (Workbook lưu trữ các bảng danhmục chẳng hạn) và bạn muốn tham chiếu đến Namenày trong một Book khác. Tất nhiên điều mà bạnmong muốn là khi định nghĩa lại tham chiếu củaName trong Workbook nguồn thì Name trong Bookkia cũng thay đổi theo (về bản chất là một).Liên kết động là công cụ để giải quyết các yêu cầutrên.Thật ra chưa có tài liệu nào nói về khái niệm này mộtcách chính tắc. Từ động ở đây bao hàm ý nghĩa làsự tương ứng so với những thay đổi của nguồn dữliệu được liên kết tới một Workbook bên ngoài. Đâylà phương thức liên kết với một Workbook thực sựtồn tại, được lưu trữ tại bất cứ ở đâu, miễn sao khicần cập nhật liên kết thì Workbook đó phải được mở.Nghe có vẻ chẳng có tác dụng gì vì lấy thông tin từmột Workbook đang mở thì có nhất thiết phải liênkết?Câu trả lời là Có!Một ứng dụng rất hữu ích mà mình vẫn đang làm đólà tạo ra mối liên kết giữa Workbook bảng cân đốiphát sinh (CDPS) với Workbook sổ nhật ký (SNK).Chúng ta hiểu mối quan hệ giữa 2 Workbook này:SNK được xem là Workbook nguồn (Workbookđược liên kết) và CDPS là Workbook liên kết. Vì rấtnhiều lý do, sổ nhật ký thường bị di chuyển, đổi têndẫn đến CDPS không tìm đọc được số liệu từ SNK.Mặt khác SNK là bảng dữ liệu thường xuyên đượcmở để cập nhật còn CDPS chỉ được mở khi có nhucầu xem báo cáo. Việc tách biệt giữa số liệu và báocáo sẽ cải thiện đáng kể tốc độ cập nhật và tính toántrên SNK. Một lý do khác nữa khiến bạn có ý tưởngvề liên kết động là bạn muốn chỉ cần một CDPS đểxem số phát sinh các tài khoản với nhiều kỳ khácnhau, mỗi kỳ được tổ chức trên một Workbook nhậtký, có cấu trúc giống nhau. Nếu bạn cung cấp choliên kết biết bạn có ý định tham chiếu đến SNK nàothì liên kết đó thực sự có hiệu lực và đáp ứng cho bạntheo tham số kỳ kế toán mà bạn đưa vào.Có lẽ chúng ta không mất thời gian để xây dựng kháiniệm Liên kết động là gì nữa. Hi vọng rằng bạn đãhiểu được nhu cầu về việc liên kết với một Workbookbên ngoài mà nguồn dữ liệu đó không cố định.Bây giờ bạn sẽ hỏi: liên kết theo dạng đó như thếnào?Nào, hãy định nghĩa một Name để thể hiện rằngchúng ta muốn liên kết đến các SNK của các kỳ: năm2004, 2005, 2006, 2007... được lưu trữ trong cácWorkbook: SNK_2004.xls, SNK_2005.xls,SNK_2006.xls, SNK_2007.xls...Chúng ta nhận thấy tham số ở đây là các kỳ kế toánvà tham số này được truyền vào khi người dùng lựachọn kỳ kế toán (được thiết kế trên sheet). Giả sửSheet1!$A$1 của Workbook hiện hành chứa giá trịtham số kỳ kế toán, chúng ta sẽ có một Name:SNK:= SNK_ & Sheet1!$A$1 & .xlsVới Name này, bạn chưa thể tạo ra một bảng CDPSvới những con số sống động. Một Name khác sẽ chophép bạn tham chiếu đến vùng dữ liệuNHATKY_Range trên SNK:Như đã đề cập, bạn có thể mượn Name của mộtWorkbook này để sử dụng cho một Workbook khác:bảng danh mục khác hàng (KHACHHANG) có thểđược sử dụng cho nhiều SNK mà bất cứ một thôngtin nào của khách hàng bị thay đổi thì thông tin ở tấtcả các SNK được cập nhật theo. Đây là ưu điểmchính giúp bạn quản lý dữ liệu trên Excel tập trung vàđồng bộ hơn.Kỹ thuật không có gì mới mẻ, bạn dễ dàng tạo ra liênkết giữa CDPS với SNK thông qua sử dụng NameNHATKY_Range đã được định nghĩa trongWorkbook nhật ký bằng việc sử dụng kết hợp hàmINDIRECT. Công thức sau sẽ liên kết thông tin từSNK sang CDPS ở mức Worksheet:NHATKY_Range:= INDIRECT(SNK &!NHATKY_Range )trong đó SNK là Name đã được định nghĩa như ở trênTất nhiên bạn có thể kết hợp để tham chiếu thẳng đếnvùng dữ liệu NHATKY_Range trên sổ nhật ký bằngcông thức cải tiến trong reference to của nameNHATKY_Range trên CDPS như sau:NHATKY_Range:=INDIRECT(SNK_ &Sheet1!$A$1 & .xls!NHATKY_Range)Tuy vậy mình khuyến nghị các bạn nên sử dụngname SNK để thuận tiện cho việc bảo trì các thamchiếu có sử dụng SNK sau này!Công thức trên được diễn giải như sau: chúng ta cầntham chiếu đến Name SNK trong WorkbookSNK_????.xls, trong đó ???? là giá trị được thamchiếu từ Sheet1!$A$1. (???? được thay đổi theongười dùng nhập vào)Bây giờ, trên CDPS, bạn có thể kết hợp các hàm cósử dụng Name SNK một cách bình thường.Lưu ý rằng: nếu workbook nguồn đóng lại thì côngthức có sử dụng Name này sẽ báo lỗi #REF! vì dữliệu của Name luôn được cập nhật (online). Ngược lạikhi bạn mở Workbook liên kết (CDPS) excel khôngđưa ra hộp thoại cảnh báo về việc không tìm thấy dữliệu nguồn. Đây có thể là lợi điểm khiến chúng ta yêuthích khi sử dụng liên kết động.Kiến thức về liên kết động không có gì mới nhưngkhả năng ứng dụng thì rất đa dạng. Hi vọng bài viếtnày gợi mở cho bạn cách thức quản lý thông tin bằngExcel tốt hơn, nhanh hơn và tối ưu hơn. giai phap excel ...