“Sếp” và các kỹ năng giao tiếp

Thật khôi hài khi rất nhiều nhà quản trị kinh doanh ngày nay tin rằng cấp dưới của họ rời bỏ công ty là do bất mãn về các khoản lương thưởng. Điều này không hẳn bao giờ cũng đúng. Và vấn đề nhiều khi xuất phát từ chính bản thân các “sếp”.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
“Sếp” và các kỹ năng giao tiếp “Sếp” và kỹ năng giao tiếpThật khôi hài khi rất nhiều nhà quản trị kinh doanh ngày nay tinrằng cấp dưới của họ rời bỏ công ty là do bất mãn về các khoảnlương thưởng. Điều này không hẳn bao giờ cũng đúng. Và vấn đềnhiều khi xuất phát từ chính bản thân các “sếp”.Một cuộc nghiên cứu gần đây đối với 20.000 nhân viên tại nhiềucông ty trên toàn thế giới do Trường quản lý Vanderbilt, Mỹ, tiếnhành cho thấy nguyên nhân khiến số một nhân viên quyết địnhchấm dứt hợp đồng là “Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn”.Nói cách khác, chính là vì những ông chủ tồi. Còn một trongnhững yếu tố quan trọng nhất làm nên “Hành vi và thái độ quản lýnghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu kém. Các chuyên gia nhânsự cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quản trị doanhnghiệp ngày nay được “cất nhắc” dựa trên bản thành tích trongcông việc, trong khi lãnh đạo đã vô tình bỏ qua việc đánh giá vềcác kỹ năng giao tiếp của họ.Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng vớithời gian và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi và hìnhthành. Sau đây là tổng kết của các nhà nghiên cứu về kỹ năngnày.7 kỹ năng giao tiếp cơ bản dành cho sếpNhững kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng vớithời gian và nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi và hìnhthành. Sau đây là tổng kết của các nhà nghiên cứu về kỹ năngnày.7 kỹ năng giao tiếp cơ bản1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhânviên của bạn. “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trongnhững thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thườngmắc phải”, - Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tạihãng Chapel Hill , - cho biết. Trong số những điều Maureen nhấnmạnh tại các hội thảo quản lý là: “Hãy học cách lắng nghe tốthơn”. Bà cũng dẫn chứng một câu truyện về ông sếp của bàtrước đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặng nghe mọingười xung quanh nói chuyện tại các cuộc họp bàn, hội thảo.Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính,hai mắt ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợpmắt trong chốc lát.2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nóichuyện trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng;chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện quađiện thoại. Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ítnhất một lần trong một tháng. Và bạn đừng nghe điện thoại khiđang họp, trừ khi có việc khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân viênthấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn nên nói chuyện về conđường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sựthăng tiến của họ trong công ty.3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyêntiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuốngdưới. Việc này có thể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên nhữngviệc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tớicông việc của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công việc có thểkhông được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biếtnhững điều mà mọi người chưa biết.4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm củabản thân. Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra đượcnhững quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽcảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc mộtkhác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽphải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ.5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điềungạc nhiên bất ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, cácnhân viên mới phải giật mình trước những đánh giá của bạn vềcông việc họ làm. Họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ýkiến của “sếp” rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện nhằmđáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn. Những buổi đánh giá thườngniên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảoluận phương hướng hành động trong thời gian tới.6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấnđề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, màlà khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạnkhông thể nói chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhómnhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như mộtngười có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy. Hãy học cách để làmđược điều này, học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn.Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồnggửi cho nhiều nhân viên.7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giaotiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải đượcthảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần phải được giải quyếttrong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất làqua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các cảm xúc, tình cảm...,thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất.Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với aiđó rằng họ đang làm việc không hiệu quả.Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thânLiệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việccủa bạn trên cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởiđiều đó sẽ gia tăng lòng trung thành của nhân viên, và giúp bạntrở thành một ông chủ tốt hơn.Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào?Những công ty lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple,... - có cácmẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân viênđược phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấutên tuỳ theo quyết định của nhân viên).Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thứchiệu quả để đánh giá những vấn đề khác. Bạn cần không ngừngnỗ lực thu thập các phản hồi cá nhân như là một phần trong cáccuộc trò chuyện với các nhân viên của bạn.Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc tròchuyện trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ýkiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao tiếp củabạn. Với ...