Tập bài giảng Bảo quản tài liệu lưu trữ

Tập bài giảng Bảo quản tài liệu lưu trữ được biên soạn nhằm trang bị cho các bạn những kiến thức về khái niệm, ý nghĩa, nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ; các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ; những yêu cầu về kho tàng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tập bài giảng Bảo quản tài liệu lưu trữĐẠI HỌC SÀI GÒNKHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNGTẬP BÀI GIẢNGBẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮTP. HCM, 2014Đặng Thanh NamPage 0I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯUTRỮ1. Khái niệmBảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm antoàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trướcmắt và lâu dài.2. Ý nghĩaCông tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khichịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Thực hiệncác nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữđược thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng.Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loạivi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tàiliệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phứctạp.3. Nội dung của công tác bảo quảnNội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kholưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ vàphục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu, mứcđộ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các chế độ quy định vềbảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặnsự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu.Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinhnghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếpkhoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưutrữ.Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng các biệnpháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng.II. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ1. Tài liệu tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tácTài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, bằng các phươngpháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ, trên da thú, khắc trên đá, trên kim loại, tàiliệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình… Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tàiliệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho lưutrữ. Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền vững khác nhau và chịutác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường.Đặng Thanh NamPage 1a. Tài liệu giấyGiấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số chất khác liên kết chặtchẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau. Mứcđộ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp cácloại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảmquang… Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền.Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dóđược chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩydo đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được chế tạo bằng phương pháp côngnghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sửdụng các chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách.Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dungdịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can,mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo rachúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn.Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thườngđược viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịuđược tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác.Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây cómàu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keonhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy dođó ít bị nhòe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm.Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruybăng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng (giấy than) hoặc bằng vải (ruy băng) vàlớ ...