TIN HỌC CƠ BẢN - EXCEL

1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: - Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn. - Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. - Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
TIN HỌC CƠ BẢN - EXCELTin học cơ bản - Excel CHƯƠNG VII EXCEL 5.01. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kếtoán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: - Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn. - Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. - Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanhtoán, bảng thống kê, bảng dự toán ... - Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo cácbiểu đồ, hình vẽ minh hoạ,....1.1. Khởi động Excel Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:WIN ). Chọn nhóm làm việc(nhóm chứa ứng dụng Excel, thường là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểutượng của Excel.1.2. Màn hình Excel Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau: 81Tin học cơ bản - Excela. Thanh thực đơn (Menu bar) Mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (Menu Popup), để mở một thực đơn dọc: di chuột đếnđó rồi nhắp nút trái chuột hoặc gõ Alt + ký tự gạch dưới, ví dụ Alt+F để mở Menu File.b. Thanh công cụ (Standard Toolbar) Thanh công cụ chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng biểu tượng (icon), cáclệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ví dụ: muốn ghi văn bản lên đĩa thay vì vào MenuFile chọn Save, chỉ cần nhắp chuột lên biểu tượng đĩa mềm:c. Thanh định dạng (Formatting Toolbar) Thanh định dạng chứa các lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tínhnhư kiểu, loại font, cỡ font, căn lề .... Ngoài Standard Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể cho hiệntrên màn hình hay không bằng lệnh View/ Toolbars .d. Thanh công thức (Formula bar): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (cancel), nútchọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành. 82Tin học cơ bản - Excele. Một số thuật ngữ Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêuđề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Các thành phần của Workbook Window là: - ĐƯỜNG VIỀN CỘT (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái bắtđầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, ... , IV, có tổng số 256 cột. - ĐƯỜNG VIỀN HÀNG (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới bắt đầu từ1, có tổng cộng 16.384 dòng. - Ô (Cell) là giao giữa hàng và cột, địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau. Vídụ: A5 - Cột A, dòng 5. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh. - Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm 256 cột/16384 dòng hình thành 4 triệu ô dữ liệu. Tênbảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tệp Workbook mặc định có 16 sheet (có thểtăng đến 255).g. Thanh trượt (Scrool Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trênmàn hình.h. Thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc và các tình trạng hiện hànhcủa hệ thống như NumLock, CapsLock, .....1.3. Các thao tác cơ bản trong bảng tínha. Di chuyển phím Ta có thể dùng mũi tên, Page Up, Page Down trên bàn phím hoặc các tổ hợp phím khácnhau để di chuyển đến một ô khác. Các phím di chuyển con trỏ thông dụng là: ←, →, ↑, ↓ Di chuyển qua một ô về bên trái, phải, trên, dưới tương ứng Ctrl + ←, →, ↑, ↓ Di chuyển tới ô kế không trống End + ←, →, ↑, ↓ Tab Di chuyển qua một ô về bên phải Enter Di chuyển một ô xuống bên dưới Home Di chuyển đến cột A của hàng hiện hành Ctrl + Home Di chuyển đến ô A1 của bảng tính Ctrl + End Di chuyển đến ô cuối cùng của bảng tính Page Up Di chuyển lên một trang màn hình Page Down Di chuyển xuống một trang màn hình Alt + Page Up Di chuyển về bên trái một màn hình 83Tin học cơ bản - Excel Alt + Page Down Di chuyển về bên phải một màn hình Ctrl + Page Up Di chuyển đến bảng tính kế tiếp Ctrl + Page Down Di chuyển về bảng tính đứng trước Dùng lệnh Go to để di chuyển đến một ô xác định. Chọn Edit, Go to hoặc phím F5, gõ địachỉ của ô cần chuyển đến rồi ấn . Cũng có thể di chuyển đến một ô bằng cách dùng hộp Toạ độ hiện hành (Trên thanhcông thức). ...