Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Chức năng kiểm soát

Bài giảng Quản trị học chương 8: Chức năng kiểm soát trang bị cho sinh viên các kiến thức về khái niệm, nguyên tắc kiểm sóat, quy trình kiểm sóat, các hình thức kiểm sóat, cơ chế kiểm soát. Tham khảo bài giảng để nắm bắt nội dung chi tiết môn học.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Chức năng kiểm soát CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG KIỂM SÓATI. KHÁI NIỆMII. NGUYÊN TẮC KIỂM SÓATIII. QUI TRÌNH KIỂM SÓATIV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SÓAT I. KHÁI NIỆM1. Khái niệmChức năng kiểm soát là quá trình đo lường kếtquả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩnnhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sựsai lệch, đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thờinhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sailệch, đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêuvà các kế hoạch vạch ra I. KHÁI NIỆM2. Vai trò của kiểm soát Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu. Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch , những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêuII. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT1. Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứtrên kế hoạch hoạt động của tổ chức, và căncứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểmsoát.2. Công việc kiểm soát phải được thiết kế theođặc điểm cá nhân của cá nhân nhà quản trị3. Sự kiểm soát phải được thực hiện tại nhữngkhâu trọng yếuII. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT4. Việc kiểm soát phải khách quan5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầukhông khí của tổ chức (văn hóa tổ chức)6. Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảmbảo tính hiệu quả kinh tế7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động III. TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁTTiến trình kiểm soát bao gồm 3 bước : (1) xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát (2) đo lường kết quả (3) điều chỉnh các sai lệch III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁTXÂY DỰNG TIÊUXÂY DỰNG TIÊU ĐO LƯỜNG KẾT ĐO LƯỜNG KẾT CHUẨN KIỂM CHUẨN KIỂM QUẢ THỰC TẾ QUẢ THỰC TẾ SOÁT SOÁT ĐIỀU CHỈNH ĐIỀU CHỈNH KHÁC BIỆT KHÁC BIỆTIII. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢNBước 1: Xác định các tiêu chuẩnTiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào đócác nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm trađối tượng bị quản trị.Tiêu chuẩn kiểm sốt có thể khác nhau tùythuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểmsốt.Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ thuậnlợi hơn trong kiểm sốt. III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢNNhững yêu cầu của tiêu chuẩn :o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng.o Mang tính chất hiện thực (thực tế)o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.o Dễ dàng cho việc đo lường. III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢNBước 2: Đo lường kết quảĐo lường đúng đối tượngĐo lường đúng thời điểmChọn lựa phương pháp và công cụ phù hợpSử dụng đơn vị đo lường phù hợp với đơn vị tiêu chuẩn.III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢNBước 3: Điều chỉnh các sai lệchPhát hiện nguyên nhân (chủ quan haykhách quan).Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)Tiến hành điều chỉnhĐánh giá kết quả điều chỉnh IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT1. Kiểm sốt dự phòngĐây là loại hình kiểm sốt được thực hiệntrước khi hoạt động chưa xảy ra, bằng cáchtiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìmcách ngăn ngừa trướcLà xu hướng của quản trị hiện đại.Có tầm quan trọng ngày càng tăng đối vớicác nhà quản trị cấp cao. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT2. Kiểm sốt hiện hànhKiểm sốt đối tượng ngay trong sự vận hànhcủa chúng.Tìm kiếm và triệt tiêu sai sót nảy sinhGiám sát trực tiếp hoạt động. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT3. Kiểm sốt phản hồiĐo lường sau khi kết thúc hoạt độngĐây là loại kiểm sốt thông dụng nhấtMang tính thụ động, có độ trễ. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT4. Kiểm sốt điểm trọng yếuNhà quản trị phải chọn những điểm quan tâmđặc biệt và chỉ với sự quan tâm đến các điểmấy, nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn đượcrằng toàn bộ hoạt động của cơ sở đang diễntiến bình thường theo dự trù IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁTĐể tìm ra các điểm trọng yếu cần trả lờinhững câu hỏi sau đây :1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhấtmục tiêu của đơn vị mình ?2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhấttình trạng không đạt mục tiêu ?3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhấtsự sai lệch ? IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản lýbiết ai là người chịu trách nhiệm về sự thấtbại?5. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào ít tốn kém nhất ?6. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào có thể thu thậpthông tin cần thiết mà không phải tốn kémnhiều quá ? ...