Công nghệ E-HRM trong quản lý nguồn nhân lực thời đại 4.0

Bài viết này nghiên cứu về E-HRM và các ưu điểm của hệ thống này, đồng thời khởi xướng một số đề xuất nhằm triển khai thành công hệ thống E-HRM cho các tổ chức. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công nghệ E-HRM trong quản lý nguồn nhân lực thời đại 4.0CÔNG NGHỆ E-HRM TRONG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC THỜI ĐẠI 4.0 TS. Phạm Thị Ngọc Mai Tóm tắt Trong bối cảnh của thời đại công nghệ 4.0, ngày càng có nhiều tổ chức thay thếquản lý nguồn nhân lực truyền thống bằng cách quản lý nguồn nhân lực điện tử E-HRM (Electronic Human Resource Management). Với E-HRM, các hoạt động chứcnăng của quản lý nguồn nhân lực truyền thống được tích hợp trên nền tảng công nghệhiện đại, từ đó góp phần không nhỏ cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược của tổchức. Bài viết này nghiên cứu về E-HRM và các ưu điểm của hệ thống này, đồng thờikhởi xướng một số đề xuất nhằm triển khai thành công hệ thống E-HRM cho các tổchức. Từ khóa: E-HRM, HRM, quản lý nguồn nhân lực, nguồn nhân lực 1. Đặt vấn đề Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và trí tuệ nhân tạo trong thập kỷ qua đãdẫn đến xu hướng ứng dụng công nghệ điện tử trong quản lý nguồn nhân lực hay còngọi là E-HRM (Electronic Human Resource Management). E-HRM là một thuật ngữtương đối mới tức là sử dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực,đặc biệt bằng cách sử dụng công nghệ web. Kết quả các cuộc khảo sát của các nhàthực hành nhân sự cho thấy rằng số lượng các tổ chức đã sử dụng E-HRM ngày cànggia tăng (Zafar, 2010, dẫn theo Seyyed Abdorasoul Hosseini & cộng sự 2013). Để đạtđược hiệu quả hoạt động, cũng như cải thiện vai trò chiến lược của nguồn nhân lực,vv, các tổ chức đã bắt đầu sử dụng E-HRM. E-HRM được thay thế các phương thứcquản lý nguồn nhân lực theo kiểu truyền thống bởi tính linh hoạt và tự chủ của nótrong từng tổ chức khác nhau. Các chuyên gia tin rằng e-HRM có tiềm năng giảm chi phí hành chính, cải thiệnnăng suất, tăng tốc thời gian phản hồi, cải thiện quy trình ra quyết định và hỗ trợ kịpthời các hoạt động kinh doanh trong tổ chức. Do đó, nó giúp công tác quản lý nguồnnhân lực thật sự trở thành chiến lược quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, linh hoạt, lấykhách hàng và nhân viên làm trung tâm (Strohmeier, 2009). 2. Giới thiệu về E-HRM 2.1. Khái niệm E-HRM 67 Ruel và đồng nghiệp (2004) mô tả E-HRM như một phương thức thực hiệnchiến lược, chính sách và thực tiễn quản lý nhân sự khác nhau trong các tổ chức bằngcách sử dụng các kênh công nghệ dựa trên web. E -HRM cũng có thể được xem là sửdụng công nghệ thông tin hỗ trợ và kết nối các cá nhân và tập thể để thực hiện cácnhiệm vụ nhân sự nhằm đạt được hiệu quả trong công tác quản lý nguồn nhân lực(Strohmeier, 2007, dẫn theo Mine 2015). Như vậy, E-HRM là một phần mở rộng củahệ thống thông tin quản lý nhân sự. E-HRM phụ trách xử lý các nhiệm vụ truyền thốngcủa công tác quản lý nguồn nhân lực bằng các hỗ trợ công nghệ. Theo Li Ma, Maolin Ye (2015), E-HRM được chia thành ba loại. Chúng đượcmô tả tương ứng là E-HRM hoạt động, E-HRM quan hệ và E-HRM chuyển đổi. E -HRM hoạt động có liên quan đến các chức năng quản trị hành chính như thuthập, quản lý dữ liệu cá nhân của nhân viên. Trong khi đó, E -HRM quan hệ có liênquan đến các chức năng quản trị nguồn nhân lực như đào tạo, tuyển dụng, quản lý hiệuquả công việc...Cuối cùng, E-HRM chuyển đổi có liên quan đến các hoạt động nhân sựchiến lược được gọi là quản lý tri thức, xây dựng chiến lược tái định hướng cho nhânviên. 2.2. Các ưu điểm của E-HRM Sự xuất hiện của E-HRM đã dẫn đến những thay đổi trong chiến lược nhân sựcủa các tổ chức bởi hầu hết các tổ chức tin rằng họ cần phải hướng tới việc sử dụngnhững cải tiến mới trong lĩnh vực công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa công tácquản lý nguồn nhân lực và thích ứng với sự phát triển nhanh chóng của thế giới ngàynay. Do đó, việc làm mới hệ thống quản lý nguồn nhân lực HRM (Human ResourceManagement) sẽ dẫn đến kết quả tối ưu cho các nhiệm vụ của ngành nhân sự trong cáctổ chức. Tổ chức sẽ có toàn bộ thông tin về từng nhân viên khi sử dụng E-HRM. E-HRM cung cấp các cơ chế tạo thuận lợi cho việc thu thập, phục hồi và cập nhật dữ liệuhiện có liên quan đến kiến thức, kỹ năng và năng lực của nhân viên tổ chức và truy cậpdữ liệu khi được yêu cầu (Hopkins & Markham, 2003, dẫn theo Mine 2015). Songsong đó, nhân viên cũng có thể có truy cập vào hồ sơ và tài liệu của họ để sử dụngchúng và thậm chí để cập nhật chúng nếu cần thiết (Seyyed Abdorasoul Hosseini & ctg2013). Ngoài ra, vì E-HRM cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào dữ liệu nhân sự vàtạo điều kiện phân loại và phân loại lại dữ liệu, nó sẽ giúp cho tổ chức có được một hệthống thông tin minh bạch hơn (Mine 2015). Hệ thống E -HRM giúp cung cấp một lượng lớn nhóm ứng viên tiềm năng giúpcông tác tuyển dụng hiệu quả hơn. Quy trình tuyển dụng với sự hỗ trợ của E-HRM 68được rút ngắn từ đó giúp giảm chi phí tuyển dụng. E-HRM giúp giảm chi phí HRMbằng cách tái cấu trúc các hoạt động quản lý nguồn nhân lực theo cách truyền thống,nâng cao hiệu quả bằng cách cải thiện chất lượng dịch vụ HRM, giảm công việc bàngiấy, tăng độ chính xác dữ liệu. Việc tích hợp các công nghệ internet vào các quy trìnhHRM khiến chi phí được cắt giảm trong tất cả các chức năng của HRM bao gồm lậpkế hoạch, tuyển dụng, học tập và đào tạo, đánh giá hiệu suất, lập kế hoạch nghềnghiệp, hệ thống lương, quan hệ đồng nghiệp, hệ thống y tế và an toàn (Mine 2015). Một trong những mục tiêu chính của công tác quản lý nguồn nhân lực là pháttriển năng lực cho nhân viên. Vì vậy, các tổ chức sử dụng E-HRM để tăng hiệu quảcông tác đào tạo và phát triển nhân viên. Thay vì đào tạo theo kiểu truyền thống, đàotạo điện tử và hệ thống học tập hoàn toàn tự động được tổ chức một cách độc lập. E-HRM sẽ cung cấp cho nhân viên kiến thức, kỹ thuật và phương pháp làm việc cầnthiết. Các hệ thống hướng dẫn nghề nghiệp dựa trên máy tính cung cấp cho nhân viêncác phương tiện để so sánh kiến thức ...