Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng - thống kê xã khu vực đồng bằng)

Mời các bạn cùng tìm hiểu các bài học tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và phông lưu trữ UBND xã; xác định giá trị tài liệu lưu trữ UBND xã; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ UBND xã;... được trình bày cụ thể trong "Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng - thống kê xã khu vực đồng bằng)".
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng - thống kê xã khu vực đồng bằng) BỘ NỘI VỤ –––––––––– NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TẬP TÀI LIỆU GIẢNG DẠY DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG(Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) ___________________ Hà Nội - 2012 MỤC LỤCBài Tên bài Trang sốBài 1 TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ 02 PHÔNG LƯU TRỮ UBND XÃBài 2 XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND XÃ 09Bài 3 TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND XÃ 30Bài 4 THỐNG KÊ VÀ CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU 47 TRỮ UBND XÃBài 5 BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG 52 TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND XÃ PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 1 Bài 1: TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ PHÔNG LƯU TRỮ UBND XÃ1. Tài liệu lưu trữ UBND xã 1.1. Khái niệm Tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân(UBND) xã là bản gốc, bản chính củanhững tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động của UBND xã, được bảo quản trong kho lưu trữ đểkhai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử... củaUBND xã và nhân dân. Xã là đơn vị hành chính cấp cơ sở của nhà nước. UBND xã là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân(HĐND), cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương. Tài liệu lưu trữđược hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã là những tài liệu phảnánh về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng và hoạt động quảnlý nhà nước ở UBND xã. Những tài liệu có giá trị được thu thập và bảo quản đểphục vụ cho việc khai thác sử dụng cho những lợi ích của toàn dân. 1.2. Loại hình tài liệu lưu trữ UBND xã a. Tài liệu hành chính Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánhnhững hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,khoa học, quân sự, ngoại giao. Đối với UBND xã, tài liệu hành chính chiếm sốlượng lớn. Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý về các mặt kinhtế - xã hội của địa phương. Khối tài liệu này bao gồm các loại văn bản quản lýnhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động quản lý của địa phương. Đó lànhững văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị quyết của HĐND, Quyết định,Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác. b. Tài liệu khoa học kỹ thuật Tài liệu lưu trữ khoa học- kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạtđộng về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các côngtrình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra khảosát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, bản đồv.v... Trong họat động của UBND xã, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ yếu làtài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và một số ít tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứukhoa học liên quan đến địa phương. Các công trình ở địa phương như: Côngtrình xây dựng Trường học, xây dựng trụ sở HĐND, UBND, công trình hệ thống 2thuỷ lợi của xã, công trình Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế củaxã… c . Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh: Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài liệunghe nhìn) là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quanthông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu khoa học,và các cá nhân. Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội,lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Loại hình tài liệunày có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh. Trong những tài liệu trên, ở UBND xã hiện nay tài liệu ảnh là phổ biếnnhất và có số lượng đáng kể phản ánh các hoạt động của địa phương trên các lĩnhvực. Tài liệu ghi âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động vănhoá, văn nghệ, tuyên truyền. Ở xã loại hình tài liệu phim điện ảnh không cónhiều. Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưaloài người bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Từ đó,đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử. Loại hình tài liệu lưu trữđiện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ưu thế về những kỹ thuật hiện đại. Riêng ởUBND xã, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tài chính-kếtoán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng… ...